[发明专利]一种智能化人事档案管理方法

说明书

本发明公开了一种智能化人事档案管理方法，包括多个智能化档案柜、每个智能化档案柜配备的主机、多个主机共同连接的总服务器、移动互联网设备和档案管理系统，每个智能化档案柜用于保存单个科室的人事档案信息，总服务器对每个主机的位置进行编码，本发明基于互联网技术，方便对电子档案的统一管理，总服务器集中管理档案的存储、访问，主机针对不同科室的档案信息进行分类管理，有效的解决了不同职工对档案的使用问题，智能化档案柜，方便对纸质档案进行保管，通过主机上的操作软件自动完成入库、出库和盘库工作，取代了传统逐条录入、档案目录与扫描文件需要挂接的工作方式，减轻了档案管理人员的任务量，提高了工作效率。

技术领域

本发明涉及档案管理技术领域，具体领域为一种智能化人事档案管理方 法。

背景技术

一直以来，人事档案信息对于组织人事部门的工作来说，是非常重要的。 当前，全国各级各地都建立或正在筹备建立集中管档部门，市级以上管档部 门基本上都管理着几万册档案，由于人事档案的特殊性，对档案管理工作提 出了新的要求，管理难度和压力也前所未有。人事档案目录一般包括十大类， 具体为：履历材料，自传、报告个人有关事项材料，考察、考核、鉴定、审 计材料，学历、学位、职称、培训等材料，政审材料，加入党团材料，奖励 材料，违犯党、政纪、国法材料，工资、任免、出国等材料，其它材料。上 述各部分材料，因为具体要求以及需求不同，每年增加的项目不同，其可分 为每年必增的定量增加项目，微量调整的微量增加项目以及需要预留增加的 项目。

现有人事档案管理软件的主要特点是：针对性不强，准确性较差，工作 中重复枯燥的问题难以解决，如：档案目录需要逐条录入、档案目录与扫描 文件需要一一挂接等，审核较对的工作也很繁琐，导致工作量太大，工作效 率太低；调阅不方便，随着全球化进程的加快以及移动终端的兴起，传统电 脑方式有待改进，档案的调阅也无法满足当前快捷的工作节奏，而且不在同 一地域但是有权限的用户还无法随时随身调阅。

发明内容

本发明的目的在于提供一种智能化人事档案管理方法，以解决上述背景 技术中提出的问题。

为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：一种智能化人事档案管理 方法，包括多个智能化档案柜、每个智能化档案柜配备的主机、多个主机共 同连接的总服务器、移动互联网设备和档案管理系统，每个智能化档案柜用 于保存单个科室的人事档案信息，总服务器对每个主机的位置进行编码，步 骤如下：

(1)单位先将纸质档案进行电子化，并且根据档案管理系统的分类编目 方法进行归类存储，将电子档案上传至总服务器，总服务器上包含各个主机 的位置信息，可供档案管理人员查阅，以存放纸质档案；

(2)存放纸质档案时，主机从档案管理系统中接收总服务器的电子信息， 并打印一个二维码，该二维码能够体现姓名、职位、证件号相关的基本信息， 将该二维码贴在档案盒上；主机上具有控制智能化档案柜运行的操作软件， 智能化档案柜根据操作指令对完成入库和出库的操作；将纸质档案放置在智 能化档案柜的装载区，然后通过操作软件发出入库指令，智能化档案柜执行 放入程序，智能化档案柜具有条码扫描功能，首先扫描二维码信息发送给主 机，进行比对，避免放错，然后智能化档案柜通过输送机构抓取档案盒放入内部的档案盒放置区内，并将档案盒装载区的位置信息发送给主机，显示在 操作软件内，实现位置信息和纸质档案的匹配，纸质档案入库完毕；

(3)查阅纸质文件时，通过主机的操作软件发出出库指令，智能化档案 柜接收到出库指令后执行取出程序，根据操作软件内档案盒的位置信息，智 能化档案柜通过输送机构将档案盒从档案盒放置区内抓取取出，将档案盒运 输至智能化档案柜的提取口，完成出库；

(4)档案管理系统，将电子档案进行归类整理，采用每个科室对应不同 的虚拟档案柜的方式进行存储展示，模拟纸质档案的取放方式，同时档案的 管理采取分级管理，调阅申请审核通过后才能调阅对应级别的档案；