[发明专利]一种智能化人事档案管理方法

权利要求书

1.一种智能化人事档案管理方法，其特征在于：包括多个智能化档案柜、每个智能化档案柜配备的主机、多个主机共同连接的总服务器、移动互联网设备和档案管理系统，每个智能化档案柜用于保存单个科室的人事档案信息，总服务器对每个主机的位置进行编码，步骤如下：

(1)单位先将纸质档案进行电子化，并且根据档案管理系统的分类编目方法进行归类存储，将电子档案上传至总服务器，总服务器上包含各个主机的位置信息，可供档案管理人员查阅，以存放纸质档案；

(2)存放纸质档案时，主机从档案管理系统中接收总服务器的电子信息，并打印一个二维码，该二维码能够体现姓名、职位、证件号相关的基本信息，将该二维码贴在档案盒上；主机上具有控制智能化档案柜运行的操作软件，智能化档案柜根据操作指令对完成入库和出库的操作；将纸质档案放置在智能化档案柜的装载区，然后通过操作软件发出入库指令，智能化档案柜执行放入程序，智能化档案柜具有条码扫描功能，首先扫描二维码信息发送给主机，进行比对，避免放错，然后智能化档案柜通过输送机构抓取档案盒放入内部的档案盒放置区内，并将档案盒装载区的位置信息发送给主机，显示在操作软件内，实现位置信息和纸质档案的匹配，纸质档案入库完毕；

(3)查阅纸质文件时，通过主机的操作软件发出出库指令，智能化档案柜接收到出库指令后执行取出程序，根据操作软件内档案盒的位置信息，智能化档案柜通过输送机构将档案盒从档案盒放置区内抓取取出，将档案盒运输至智能化档案柜的提取口，完成出库；

(4)档案管理系统，将电子档案进行归类整理，采用每个科室对应不同的虚拟档案柜的方式进行存储展示，模拟纸质档案的取放方式，同时档案的管理采取分级管理，调阅申请审核通过后才能调阅对应级别的档案；

(5)案管理人员能够通过手持移动端登录操作使用档案管理系统，查看电子档案，手持移动端需与档案管理系统进行绑定，登陆时需要输入账号和密码，经过授权的账号、密码正确方可登陆使用档案管理系统，保证系统的安全性；档案管理人员能够通过主机上的操作软件提取纸质档案，登陆时需要输入账号和密码，经过授权的账号、密码正确方可登陆使用档案管理系统，保证系统的安全性；

(6)智能化档案柜的操作软件可以对档案盒存放区进行虚拟化显示，当有档案盒存放时，显示为蓝色，当没有档案盒存放时，显示为红色，并可以自动计数，从而统计出智能化档案柜内存放了多少本档案，存在多少空位，从而完成盘库。

2.根据权利要求1所述的一种智能化人事档案管理方法，其特征在于：单位仅收集和保管与本雇佣活动相关的材料，在员工与单位解除合约的情况下，员工在公司形成的档案并不跟随雇员转递到其他公司，而是在原公司保留一定年限后，再自行处理，既不移交也不转递。

3.根据权利要求1所述的一种智能化人事档案管理方法，其特征在于：单位只收集员工履历和与人事考核有关的材料，如果与员工的雇佣关系结束，其人事档案并不随人走，仍保留在原单位，不外借也不移交。

4.根据权利要求1所述的一种智能化人事档案管理方法，其特征在于：所有的电子档案均存储在总服务器上一份，每个智能化档案柜内存放的纸质档案的电子版也另存储在各自所属主机上一份。

5.根据权利要求1所述的一种智能化人事档案管理方法，其特征在于：智能化移动柜的装载区具有升降功能，可以同时入库多个档案盒，二维码信息经扫描识别后，发送给主机进行比对，确认无误后，通过输送机构每次抓取一个档案盒，运输至档案盒存放区，当抓取下一个档案盒时，装载区自动升降至合适高度，供档案盒运输机构抓取运输，以此类推，完成多个档案盒的装载工作。

6.根据权利要求1所述的一种智能化人事档案管理方法，其特征在于：智能化档案柜的前面板具有打开功能，档案管理人员能够通过钥匙打开前面板上的门锁，从而手动取放档案盒。