[发明专利]工程变更管理信息系统的会议管理方法及系统

说明书

本发明公开了一种工程变更管理信息系统的会议管理方法及系统，其中，方法包括：定义参会确认及会议管理所需的字段；根据参会确认及会议管理所需的字段生成会议表；当有会议需求时，由CIMIS发起向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认的邮件；受到邀请的参会人员在邮件正文按要求回复邮件，反馈信息会自动存储到CIMIS的会议表中；当会议开始时，实际出席情况与其之前回复的不同，在CIMIS中手动更新会议表中该人员相关的参会状态；在会议结束后，向参会的人员发送会议纪要，将会议纪要的存储链接添加至会议表的相应字段中，实现会议的管理。该方法能够将所有和会议相关的信息串联到一起，方便组织、查询会议，节省会议管理时间，提高会议管理效率。

技术领域

本发明涉及工程变更管理技术领域，特别涉及一种工程变更管理信息系统的会议管理方法及系统。

背景技术

现有技术中，一些办公自动化类软件包含会议管理，但是因为使用不方便几乎没人使用。相关软件虽然有会议邀请等功能，如果被邀请人不能参加会议无法通过软件指派他人；并且每一个邮件是独立的，不同邮件中的会议日程和会议纪要不能共享。这种情况下同一个会议相关的所有事项没有专门的数据库来管理，因此在会议管理上可能需要使用多个工具，造成信息不聚拢，检索不方便等问题。

发明内容

本发明旨在至少在一定程度上解决上述相关技术中的技术问题之一。

为此，本发明的一方面目的在于提出一种工程变更管理信息系统的会议管理方法。该方法能够方便组织、查询会议，节省会议管理时间，提高会议管理效率。

本发明的另一方面目的在于提出一种工程变更管理信息系统。

为了实现上述目的，本发明的一方面实施例公开了一种工程变更管理信息系统的会议管理方法，包括以下步骤：定义参会确认及会议管理所需的字段；根据所述参会确认及会议管理所需的字段生成会议表；当有会议需求时，由CIMIS发起向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认的邮件；受到邀请的参会人员回复邮件、并在邮件正文按要求回复、然后发送邮件，参会人员的反馈信息会自动存储到CIMIS的会议表中，同时发送邀请的人员会在回复邮件中看到反馈信息；当会议开始时，如果参会人员的实际出席情况与其之前回复的不同，需在CIMIS中手动更新会议表中该人员相关的参会状态；在会议结束后，向参会的人员用上述相同的方法发送会议纪要，并将会议纪要的存储链接添加至会议表的相应字段中，使会议纪要可随时被查看，，实现会议的管理。

本发明实施例的工程变更管理信息系统的会议管理方法，通过定义参会确认及会议管理所需的字段建立会议表；在会议之前向需要参会的人员发出邀请及参会确认，在会议进行中确认参会的人员的出席情况，在会后发送会议纪要，并将所有信息输入至在会议表的相应字段中，实时更新会议表，实现会议管理。该方法能够将所有和会议相关的信息串联到一起，方便组织、查询会议，节省会议管理时间，提高会议管理效率。

在一些示例中，所述当有会议需求时，向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认，包括：向需要参会的人员发送会议邀请与参会确认邮件，以便所述需要参会的人员填写相应的反馈信息，其中，所述反馈信息包括是否如期参加、请代表参加和是否请假的信息。

在一些示例中，受到邀请的所述参会人员回复邮件、并在邮件正文按要求回复、然后发送邮件，参会人员的反馈信息会自动存储到CIMIS的会议表中，同时发送邀请的人员会在回复邮件中看到反馈信息，包括：将是否如期参加、请代表参加和是否请假的信息填写至所述会议表的相应字段中。

在一些示例中，当会议开始时，根据参会人员的实际出席情况更新所述会议表中该人员相关的参会状态，包括：当实际参会状态与所述参会确认不同时，将需要参会的人员中实际出席的人员的参会状态修改为正常出席状态，并填写至所述会议表的相应字段中；将需要参会的人员中实际未出席的人员的参会状态修改为未出席状态，并填写至所述会议表的相应字段中。