[发明专利]一种会议管理系统及方法

说明书

技术领域

本发明涉及公司精益化管理技术领域，特别涉及一种会议管理方法及系 统。

背景技术

一般来讲，会议是一个群体沟通的渠道，是达成协议的平台。但现有的会 议管理，只是对会议申请、地点确认和签到进行管理，并未针对会议召开的整 个过程来进行管理的，如对会议规模、主持人、会议时间、会议内容、会议成 本和会议效率等方面的管理，进一步的，现有的管理方法还没有一种对会议承 办方进行会议过程管控的管理方法。

专利申请号：201310706288.X公开了一种会议管理方法，该方法用于移动 终端，所述移动终端具有显示单元，所述方法包括：获取用户第一操作，基于 所述第一操作获取当前用户的第一地理位置信息，以及会议地点的第二地理位 置信息，判断所述第一地理位置信息与所述第二地理位置信息之间的距离是否 小于第一阀值，获得判断结果；当所述判断结果表明所述第一地理位置信息与 所述第二地理位置信息之间的距离小于等于所述第一阀值时，向服务器端发送 签到请求信息后，将用于表明签到成功的第一提示消息显示在所述显示单元， 该发明用于为用户提供地理位置签到和会议地址导航的功能。

该专利申请主要针对参会用户，参会用户用移动终端进行地理位置签到和 会议地址导航，但并未解决委托方对会议的过程管控问题，比如委托方预先确 定的会议规格、会场人数、用餐标准、住宿和会议质量等问题，如果承办方在 此方面有偷工减料、缩小规模，就会给委托方造成损失。

专利申请号：201510112591.6公开了一种会议管理方法、装置及系统，包 括会议服务器与微信公众平台API接口连接；会议服务器接收第一微信客户端 发送的会议室申请信息，并向所属第一微信客户端发送会议室申请成功信息， 会议服务器向第二微信客户端发送会议邀请信息，接收所属第二微信客户端发 送的反馈信息，所属反馈信息包括接收会议邀请信息及拒绝会议邀请信息，会 议服务器将所述反馈信息发送给所述第一微信客户端，会议服务器接收所述第 一微信客户端发送的确认会议信息。将会议服务器与微信公众平台API接口连 接，实现通过微信进行会议室申请及与会人员邀约，提高了会议室申请效率。

该专利申请主要针对公司会议的申请和审核，有利于提高公司会议的申请 效率，但对于外场会议的召开来说，并未起到多大作用。

发明内容

基于此，针对上述问题，有必要提出一种会议管理方法及系统，该方法有 利于对会议真实情况的把控，减少了会议主办方的成本，增加了会议相关单位 或人员的信任感，增加了工作效率。

本发明的技术方案是：一种会议管理系统，该管理系统由APP端和PC端 组成，其分别应用于移动终端和PC机上，该管理系统还包括会议申请模块、 会议审批模块、会议执行模块、会议完结审批模块和会议分析模块，所述会议 申请模块包括会议申请明细表，该会议申请模块用于会议执办人员添加新的会 议申请子模块；所述会议审批模块包括待审批子模块和已审批子模块，该会议 审批模块用于对会议执办人员提交的会议申请明细表进行审批；所述会议执行 模块，包括GPS定位子模块、拍摄子模块和会议资料子模块，该会议执行模块 用于记录、监督和查看会议执行过程中的具体情况；所述会议完结审批模块， 包括会议完结审批列表，该会议完结审批模块用于对会议执行过程中采集到的 信息进行审批；所述会议分析模块用于对一个时间段内的开会次数和会议效果 进行分析，并生成相应的图表。

优选的，还包括组织架构模块，该组织架构模块用于设定人员和分配人员 权限。

优选的，会议执行模块中还包括时间子模块，该时间子模块用于记录会议 开始时间和会议结束时间。

优选的，还包括云服务器，云服务器分别与移动终端和PC机上的管理系 统互联。

一种会议管理方法，包括以下步骤：

a、设定组织架构模块中的人员，并对应人员分配相应权限，其设定的人 员中包括会议执办人员和审批人员；

b、填写会议申请明细表，该会议申请明细表的内容包括会议主题、主持 人、会议类别、预计开始时间、预计结束时间、客户数量信息、会场信息、餐 标信息、住宿信息和费用明细；

c、系统检测已提交的申请信息，对申请表中的必填项内容和格式进行审 核，若审核通过，则进入待审批状态，若审核未通过，则提醒完善资料；