[发明专利]电子档案信息整编方法及装置

说明书

技术领域

本发明是关于档案信息技术，特别是关于一种电子档案信息整编方法及装置。

背景技术

文件的收集、鉴定和整编，是档案生命周期的基础积累阶段。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，具有历史再现性，所以只有档案才具有凭证价值。

随着信息和网络技术的高速发展，电子文件已广泛应用于国家机关、企事业单位及社会组织活动中。与此同时，电子档案已成为与纸质档案并存的信息资源，并已成为现代社会信息化的档案主体。但随着档案管理需求的不断提高和网络技术的日新月异，传统纸质档案的人工鉴定和整编方式，不仅浪费大量的物力、人力和时间，也给档案工作者带来了繁重的工作负担。

目前主流的电子档案鉴定和整编方法，通常采用人工手动操作的方式。档案的鉴定、组卷、装盒、整编、信息录入等业务，都是靠手工操作计算机完成，鉴定、整编工作繁杂，容易出现错误，这极大地限制了档案信息鉴定和整编效率，同时也加重了档案收集整理工作人员的工作负担。

发明内容

本发明提供一种电子档案信息整编方法及装置，以在保证档案鉴定和整编准确率的同时，有效提高电子档案的鉴定、整编效率，减少重复劳动，有效降低档案工作者的劳动强度。

为实现上述目的，本发明提供了一种电子档案信息整编方法，所述电子档案信息整编方法包括：

将各数据库中的电子文件根据对应的模板解析成XML文件，并将所述XML文件流转到散文件库中；

对所述散文件库中的XML文件按照预设的多个文件过滤模板进行匹配，将通过匹配的XML文件发送到整编库，其中，预设的文件过滤模板，是根据对应档案类型的《档案归档范围和保管期限规定》(简称《规定》)制作，将此《规定》的每一条规则进行中文分词，进而得到由中文分词组成的文件过滤模板，因此，过滤模板的匹配过程，即转化为：关键词的匹配过程；

根据预先设定的档案分类方式，对所述整编库中的XML文件进行分类，并进行装盒，生成整编后的电子文件；

对所述整编后的电子文件进行归档，进入电子档案库，形成电子档案。

在一实施例中，所述电子档案信息整编方法还包括：将未通过匹配的XML文件发送到文件资料库。

在一实施例中，对所述散文件库中的XML文件按照预设的多个文件过滤模板进行匹配，包括：

将预设的归档范围标准拆分为多个所述文件过滤模板；

将所述散文件库中的XML文件与每一所述文件过滤模板进行匹配；

判断与所述散文件库中的XML文件匹配的所述文件过滤模板的个数是大于或等于1；

如果是，将通过匹配的XML文件发送到整编库。

在一实施例中，根据预先设定的档案分类方式，对所述整编库中的XML文件进行分类，并进行装盒，生成整编后的电子文件，包括：

对不同类型的档案预先设定不同的分类方式；

依次读取所述整编库中的XML文件，并判断当前读取的XML文件所属的类型；

检索当前盒中是否存在所述当前读取的XML文件所属的类型；

如果是，将所述当前读取的XML文件装入当档案前盒中；

如果否，创建第一新档案盒，并将所述当前读取的XML文件装入所述第一新档案盒中。

在一实施例中，将所述当前读取的XML文件装入当前档案盒中，包括：

获取当前档案盒的已装页数及所述当前读取的XML文件的页数；

判断当前档案盒的已装页数与所述当前读取的XML文件的页数之和是否大于当前档案盒的总页数；

如果否，将所述当前读取的XML文件装入当档案前盒中；

如果是，创建第二新档案盒，将所述当前读取的XML文件装入所述第二新档案盒中。

为了实现上述目的，本发明还提供一种电子档案信息整编装置，其特征在于，所述电子档案信息整编装置包括：

文件流转单元，用于将各数据库中的电子文件根据对应的模板解析成XML文件，并将所述XML文件流转到散文件库中；

文件鉴定单元，用于对所述散文件库中的XML文件按照预设的多个文件过滤模板进行匹配，将通过匹配的XML文件发送到整编库；

文件整编单元，用于根据预先设定的档案分类方式，对所述整编库中的XML文件进行分类，并进行装盒，生成整编后的电子文件；

文件归档单元，用于对所述整编后的电子文件进行归档，进入电子档案库，形成电子档案。