[发明专利]提高会议效率的方法及其系统

说明书

技术领域

本发明涉及行政办公会议组织管理技术领域，更具体地涉及一种提高会议效率的方法及其系统。

背景技术

随着计算机信息技术的飞速发展以及绿色低碳理念的深入人心，无纸化办公开始成为全球趋势。

目前，深圳供电局日常工作中会议繁多，如专家会、局务会、评审会、培训会、总结会等等，上述会议均采用传统的会议模式，其面临以下几个方面的挑战：

（1）办公效率低。为举办一次会议，会务人员在会前、会中、会后不得不进行大量前期准备和协调工作，如：收集和准备会议资料、印刷会议资料、收集过程文档、会后整理会议纪要、防止敏感会议资料泄露等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。

（2）参会人员累。由于采用纸质的会议资料，与会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现遗漏；多人汇报时，为了使用投影仪，频繁换座位，导致会场局面混乱。

（3）资源浪费严重。大约每生产2万张复印纸即需耗费一颗大树，同时，文件印制过程中除了电、墨等资源的消耗，复印机还会排放有毒气体。目前，我国乃至全球，各种资源越来越匮乏，节约资源、保护环境，已经成为当前的迫切任务。

（4）表现形式单一。单向灌输式沟通，缺乏丰富的多媒体和图文等互动表现形式，会议过程枯燥，尤其对于较复杂的议题，与会人员难以迅速理解和把握会议核心思想，不利于提高与会人员的关注度。

（5）安全保密隐患。会议内容涉及到企业商业机密时，对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸质会议资料，很容易发生泄露现象，难以保证会议资料的安全。

因此，有必要提供一种改进的提高会议效率的方法及其系统来克服上述缺陷。

发明内容

本发明的目的是提供一种提高会议效率的方法，该方法采用无纸化形式以解决传统会议模式中人力、财力浪费的问题，并能提高会议效率，同时消除资料的安全保密隐患。 

本发明的另一目的是提供一种提高会议效率的系统，该系统采用无纸化形式以解决传统会议模式中人力、财力浪费的问题，并能提高会议效率，同时消除资料的安全保密隐患。

为实现上述目的，本发明提供了一种提高会议效率的方法，包括：

第一客户端上传会议资料至数据服务器存储；

第二客户端访问所述数据服务器以获取所述会议资料。

与现有技术相比，本发明提高会议效率的方法先通过第一客户端上传会议资料至数据服务器存储，再通过第二客户端访问数据服务器以获取会议资料，会前会务人员无需印刷大量的文档资料，会中与会人员也无需花大量精力阅读纸质的文档资料，即采用无纸化形式实现了会务人员对资料的准备以及会中与会人员对资料的读取，从而节省了人力、财力，还提高了办公效率。另外，采用无纸化的形式方便了会务人员及与会人员对资料的加密，从而消除了资料的安全保密隐患。

相应地，本发明还提供了一种提高会议效率的系统，包括：

数据服务器；

第一客户端，用于上传会议资料至所述数据服务器存储；及

第二客户端，用于访问所述数据服务器以获取所述会议资料。

通过以下的描述并结合附图，本发明将变得更加清晰，这些附图用于解释本发明的实施例。

附图说明

图1为本发明提高会议效率的方法一实施例的流程图。

图2为本发明提高会议效率的系统一实施例的结构框图。

图3为图2所示系统的应用示意图。

具体实施方式

现在参考附图描述本发明的实施例，附图中类似的元件标号代表类似的元件。

请参考图1，描述了本发明提高会议效率的方法的一实施例，其包括以下步骤：

S101，设置第二客户端访问数据服务器的访问时间；如会议时间为2013年8月7日，则设置访问时间为2013年8月6日14:00—17:30；该访问时间的设置可有效地消除会议资料的安全保密隐患；

S102，第一客户端上传会议资料至数据服务器存储；具体地，会议资料包括会议主题、会议时间、会议地点、餐饮信息、住宿信息及交通信息；具体地，在上传会议资料前，可对其做一定处理，使得会议资料被阅读时具备以下功能：（1）可在会议资料中添加批注并能通过邮件发送；（2）可在会议资料中添加书签；（3）具有智能记忆阅读进度功能，给阅读者带来方便；（4）具有大纲视图浏览模式；（5）具备缩略图功能；（6）具有画笔功能；

S103，第二客户端通过用户名及密码登录数据服务器；