[发明专利]一种文书管理系统及方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种文书管理方案，属于数据管理设备和方法技术领域，尤其涉及一种文书管理系统及方法。

背景技术

由于集成电路生产的技术和操作复杂性，每天会有大量技术指导等各类文书发到线上要求指定的员工进行阅读学习，在阅读完成的前提下才能进行相应操作的考核以及后续的实际操作等。

以前现场均采用纸本方式进行文书的分配、领取、阅读、归档等操作，这种手动的登记方式耗费了大量的人力和时间来控制，同时导致实际情况与账目不符的概率大大增加，并且难以追踪和修正，比如组内人员在文书回览后遗漏签字确认、归档日期到期后遗忘归档文书，查找文书需要一本一本翻阅等，在大量的纸本记录上进行后续的统计确认等工作也很困难。

普通的电子文书系统无法管控到纸版文书在洁净室内生产线上的整个流通环节，包括纸版文书的阅览统计、归档、物理归档位置等环节，从而无法追踪管控现场的文书使用状况。目前业界内普遍采用纸本登记进行记录，日常操作繁琐；缺少统计和提醒功能，无法进行历史记录的追踪，不便于统计，不能对员工的阅读情况以及现场文书进行有效地日常管理。

中国发明专利（公开号：1381799）公开了一种文书检索装置，其具备识别由文书输入装置1输入的文书中记载的字符，从输入文书的图像作为检索辅助信息抽取出有关字符的品质，状态的信息的字符识别装置2；存储字符的标准图形的特征的字符辞典3；作为检索用文书数据存储字符识别结果和检索辅助信息的文书存储装置4；存储上述检索用文书数据的检索用文书数据库7；输入文书检索的关键字输入装置5；在上述检索用文书数据与关键字字符的对照时，实施对应于上述字符识别装置抽取出的上述检索辅助信息的对照的文书检索装置6；输出上述检索结果的检索结果输出装置8，由此能够实现高精度的检索处理，能够削减检索遗落、检索噪声。

中国发明专利申请（公开号：102955822A）公开了一种提高档案管理效率，将文件处理和档案管理两个管理系统有机的结合在一起的类分式文书档案管理系统及管理方法，类分式文书档案管理系统包括用户角色管理模块：通过文档归档、借阅审批、权限设置、审计跟踪规则，实现系统中的用户权限进行设置；档案录入模块：采集文书文档，并保存至文书档案数据库中；档案整理编目模块：创建档案系统的目录；档案内容管理模块：实现录入的文书文档与对应的目录结构进行文件挂接；档案借阅和查询模块:根据设置的用户权限从文书档案数据库中查询文书档案，具有可扩展性、可靠性、可维护性、通用性、高效性、可移植性、安全性、易于操作、功能完善的优点。

上述两专利虽然也涉及到了文书的检索或管理，但仍未解决本发明的上述技术问题。

发明内容

针对上述存在的问题，本发明公开一种文书管理系统及方法，以克服现有技术中账目与实际不相符、难以追踪和修正、后续的统计确认工作困难以及未及时阅读文书造成的现场操作错误等严重后果的问题，主要应用于纸版文书在洁净室内生产线上的整个流通环节。

为了实现上述目的，本发明采用如下技术方案：

一种文书管理系统，应用于文书在洁净室内生产线上的整个流通环节中，包括主机系统、后台数据库以及为主机系统和后台数据库提供服务的服务器，其特征在于，所述文书管理系统还包括：系统控制管理模块，对不同等级的用户进行权限管理设置，同时对文书的领取/换取规则、阅读规则、归档规则进行规则设置；文书记录模块，通过主机系统录入文书相关信息，并实时更新保存到后台数据库中；文书分配模块，根据后台数据库中的文书相关信息进行班组文书分配，指定文书阅读人员；阅读追踪模块，对指定的文书阅读人员的文书阅读情况进行信息追踪，判断文书是否及时阅读完成，并将追踪到的信息记录到后台数据库中；提醒模块，根据上述文书是否及时阅读完成的判断结果，若文书未及时阅读完成，则自动进行阅读提醒；或者，若文书及时阅读完成，则自动进行归档、回收提醒；并将自动提醒信息记录到后台数据库中；统计模块，根据上述阅读追踪模块和提醒模块在后台数据库的信息记录，进行信息数据统计，并将统计后的数据保存到后台数据库中；以及查询模块，不同等级的用户通过后台数据库对文书相关信息的当前记录或历史记录进行数据查询。

上述的文书管理系统，其中，在所述系统控制管理模块中，不同等级的用户包括：系统管理员、文书管理员、班组长、一线员工以及新员工。

上述的文书管理系统，其中，在所述统计模块中，统计包括：阅读统计，归档统计以及回收统计。