[发明专利]一种基于模板的针对Word文档的智能格式检查方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种基于模板的针对Word文档的智能格式检查方法，属于计算机应用技术领域。

背景技术

Microsoft Office是一套由美国微软公司开发的办公软件，它为MicrosoftWindows和Apple Macintosh操作系统而开发，被认为是一个开发文档的事实标准，并且有一些特性在其他产品中并不存在。Microsoft Word是微软公司的一个文字处理器应用程序，是Microsoft Office的主要程序，在文字处理软件市场上居于统治地位，Word文档在文件复制及拷贝、粘贴等文档编辑方面为使用者提供了极大的方便。

但Word的这些方便性往往会给用户带来多样性，使得文档布局各异、样式繁多，导致Word文档不能满足一些特定用户的格式要求。Word文档使用模板来初始化格式，任何Microsoft Word文档都是以模板为基础。模板决定文档的基本结构和基本设置，包括页边距、页眉、页脚和其他页面版式等页面布局参数，以及诸如字符格式、段落格式、页面格式等样式参数。当默认打开Word时，程序按照“normal.dot”模板创建文档，用户也可以按照Word提供的其它模板或者用户自定义模板来创建文档。以同一个模板创建的文档便具有相同的页面布局和样式。但是，一旦用户对布局和样式进行修改或增加新的样式，用户的文档就会偏离模板所规定的格式；另外，拷贝、粘贴等操作也会导致出现多种新格式，从而导致文档不再满足模板的规范。因此，几乎每一个Word文档在内容完成以后，都需要进行格式检查，并将不符合用户需求的格式更正过来。

目前，常用的Word文档格式检查方法主要有两种：1.人工手动方式检查；2.采用宏编程来检查不符合规范的文档。人工手动方式检查的缺陷是工作量大、效率低并且易遗漏错误；而采用宏编程方法对于专用文档来说是行之有效的，但其缺陷是需要为每种格式的文档开发一套专用程序，不具有通用性。

发明内容

本发明的主要目的是为了克服上述已有技术存在的缺陷，提出一种基于模板的针对Word文档的智能格式检查方法。本发明通过对标准Word文档模板进行分析，得出文档版式、样式等规则，可对规则进行编辑、设置、保存和载入；然后按照规则对Word文档进行格式检查，给出检查结果，包括指出不符合格式规范的内容以及修改建议，以帮助用户进行修改。本发明提出的一种基于模板的针对Word文档的智能格式检查方法是通过在计算机上编写程序实现，程序是指运行在Microsoft Word可以运行的操作系统上的应用程序、Web应用或Word可以运行的动态链接库或宏。

本发明是通过以下技术方案实现的。

首先，给出2个定义：

1.标准模板

标准模板是用Microsoft Word编辑的且定义了全部检查规则的文档，即标准模板中包含全部要检查的格式内容。

2.目标文档

目标文档是待检查的Microsoft Word文档。

本发明的一种基于模板的针对Word文档的智能格式检查方法的整体框架设计流程如图1所示。其具体操作步骤如下：

第一步、建立标准模板

首先，建立标准Word模板。模板中包含全部需要规范的格式定义，包括如页面设置、布局设置、插入格式、格式样式、表格样式等，但不限于所述格式。

标准模板有两方面用途：

①供用户编辑Word文档时作为模板套用；

②作为检查Word文档的依据来提取规则。

第二步、提取规则

在第一步建立标准模板的基础上，打开标准模板，通过Word提供的接口机制访问标准模板，获取文档的页面、布局、格式等参数作为规则并保存。规则至少包括两个部分：Word文档中的对象及其一个或多个属性值。所述Word文档中的对象为但不限于：纸张、页面、页边距、样式、格式、图片、表格、段落、文字；属性值为上述对象的相应取值。

第三步、判断规则是否符合需求

在第二步提取规则的基础上，判断规则是否符合需求。如不符合需求，则转到第四步；否则，转到第五步。

第四步、编辑规则

在第三步的基础上，如规则不符合需求，用户可编辑规则，包括以下两个方面：

①用户可根据实际需要增加自定义规则、修改已有规则或删除已有规则：