[发明专利]作业流执行设备及其控制方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种作业流(workflow)执行设备及其控制方法，该作业流执行设备执行通过组合多个步骤而形成的连续作业流。

背景技术

存在传统的作业流执行设备，该作业流执行设备通过组合多个处理步骤来形成连续作业流，并在办公室里执行该作业流。另外，在该配置中，包含有与作业流相关的通知/处理请求/确认等的e-mail被自动从作业流执行设备发送至用户(个人计算机，PC)。通过该配置，可以通过使用e-mail容易地进行作业流处理，而无需在用户PC中安装专用作业流系统。旅行费用计算、定购请求、休假申请等可作为这种作业流的例子。

通过该配置，用户使用安装于用户PC中的e-mail应用软件，来接收来自作业流执行设备的e-mail，并根据记载于e-mail正文(main body)中的详情来执行作业流操作。通过这种用于作业流的e-mail，将诸如作业流的名称、用于指定作业流的标识符等的标识符记载到e-mail的正文、主题等中。

下文中所描述的技术已经作为与作业流和e-mail相关的技术被提出。根据该技术，通过e-mail服务器所发送的e-mail首先被文件服务器接收，如果该e-mail是任务相关的e-mail，则向该e-mail数据分配任务相关的序列号，并将该e-mail数据登记在数据库中。还将该序列号作为字符串数据添加到e-mail标题。另外，当此后发送/接收e-mail时，在文件服务器中监测各e-mail中所包括的消息Id(Message-Id)，并记录与任务有关的关联e-mail，作为该任务的历史(参见日本特开2001-084193)。

但是，上述传统技术存在以下场合将出现的问题：当用户并行处理多个作业流时、当完成一个作业流需要大量时间时等。

用户PC上的e-mail应用软件接收从作业流执行设备发送的多个e-mail。这时，可能用户将难以根据该e-mail应用软件所提供的显示来确定这些e-mail是与哪个作业流有关的，以及相关作业流来自(或连续来自)什么时间/日期。换而言之，为了区分哪个作业流与所接收到的e-mail相关联，用户必须使用由PC的e-mail应用软件所提供的搜索功能，以使用记载在e-mail的正文等中的用于识别作业流的标识符作为关键字来搜索与同一作业流相关的e-mail。因此，对用户来说该配置的可用性很差。

同时，e-mail应用软件通常包括用于基于e-mail的主题对e-mail列表进行排序的功能，从而可以根据主题重新排列e-mail。但是，当接收到大量与同一种作业流有关的e-mail时，难以在视觉上区分出哪些e-mail是未处理的、哪些e-mail是已经处理过的等。例如，即使根据主题对由于重复执行同一作业流而接收到的e-mail进行排序，其结果也类似于图7所示的结果。在图7中，显示了所接收到的e-mail列表，其中，e-mail已经按日期顺序排列。由于这个原因，例如，即使用户已经接收到表示作业流已结束的e-mail，用户也不能容易地区分出哪个作业流已结束。

作为与作业流和e-mail有关的技术而提出的日本特开2001-084193的技术，使所有来自e-mail服务器的数据首先通过文件服务器，从而监控并记录各e-mail是否是任务相关的。通过该技术，用户发送新的e-mail，并且将其他用户响应于该新的e-mail而发送/接收的e-mail作为组管理。但是，日本特开2001-084193的文件服务器虽然就存储来说可以将e-mail作为组来管理，但是它不一定能将这些e-mail作为组进行显示。这是因为排序时所使用的主题等不一定是表示所谈及的e-mail是一个组的名词。因此，虽然可以将该文件服务器技术应用于从作业流接收e-mail的用户PC，但是该技术不能提高用户PC的可用性。

发明内容

本发明的一个方面是要消除上述传统问题。

本发明的另一方面是使已经指示执行作业流的用户能够基于在作业流的处理过程中所接收到的e-mail列表而容易地确认作业流的执行处理。

根据本发明的一个方面，提供一种作业流执行设备，用于根据包括多个处理步骤的作业流来执行处理，所述作业流执行设备包括：

e-mail发送单元，用于在作业流处理过程中，将e-mail发送到请求执行所述作业流的用户所使用的装置，其中，根据记述有所述多个处理步骤的处理的内容的作业流信息，来执行所述作业流；以及