[发明专利]电子公文表示方法和系统

说明书

本发明涉及计算机技术，更具体地说，涉及一种电子公文在计算机系统中的组织结构即在计算机中表示电子公文的方法和基于这种表示方法的电子公文系统。

在网络环境下的办公自动化系统中，有个重要的业务是电子公文的流转审批，这就涉及公文在计算机中如何进行表示的技术问题。在常见的办公自动化系统中，展示在用户面前的任何一种具体电子公文103均由数据库表中固定字段的公文信息表101(的一个或若干个记录)和固定的应用程序界面102一起构成，表示如图1。在图1中，公文信息表101里存放了电子公文的数据信息，比如一个请假条的电子公文中，该表中可能存放了请假人、请假原因、请假时间、上司审批意见、人力资源部意见等固定字段的信息。与之对应的固定程序的界面102则与具体开发工具有关，界面的安排与用户的喜好有关。采用这种方式只可以表示固定格式的一类公文，一旦软件开发商与用户协商好，电子公文的式样就固定下来。如果用户的喜好变了，他希望调整电子公文的式样，软件开发商必须相应修改代码。更为严重的是，如果企业在工作中在电子公文方面有了新的业务需求，企业不得不再次同软件开发商联系，让软件开发商为其再开发一套具有另一类程序界面和相应业务信息的公文系统。同样的道理，如果这个企业存在N个业务需要在网上办公审批，企业需要软件开发商为他开发N类电子公文，企业为此承担的应用成本负担急剧增加。这种实现方式极大地限制了办公自动化产品的推广和使用。著名的办公自动化产品Lotus采用了这样的原理满足用户使用公文系统的应用要求，但同样存在上述缺乏灵活性和将之投入实用以及进行适应性维护成本过高的缺点。

本发明的目的在于，提供一种在计算机系统中的电子公文表示方法，可以取代现有电子公文的表示方法，使得公文的形式和内容与具体的应用软件无关，真正实现灵活的格式，方便的修改和很好地支持电子公文在办公系统中的流转，同时在生成和修改电子公文方面，有较低的实现成本。

本发明的另一目的在于，提供一种在计算机系统中的电子公文表示系统，在很好地支持电子公文流转的同时，实现最大限度的可维护性和最广泛的适用性，同时只需要很低的开发成本。

本发明的一个目的是这样实现的，构造一种在计算机系统中的电子公文表示方法，包括以下步骤：制备公文式样底图；根据所述公文式样底图制备脚本描述语言的电子公文模板并加以存储；调出预存的所述公文式样底图，读取所述脚本描述语言文件并根据其中的信息，在所述公文式样底图上生成控件和其中的内容，形成电子公文。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述制备公文式样底图包括以下步骤：通过编辑工具在计算机上编辑形成与公文内容对应的格式文本文件；将所述编辑完成的格式文本文件转换成图片格式的公文式样底图；将所述公文式样底图存储起来。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述制备脚本描述语言的电子公文模板包括以下步骤：新建一个模板；确定模板名称；设定该类模板的文件管理员；选定模板类别；选出与模板对应的底图；在调出的所述底图上添加并编辑输入框，并对每个输入框设置名称、位置、大小、权限、初始内容。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述存储电子公文模板包括以下步骤：以脚本描述语言形式存储包含以下内容的模板信息表：模板标号、底图索引、模板类别、模板名称、管理员帐号、制作日期、备注、脚本语言文件字段；存储包含应用标识、输入框个数的全局信息，以及存储每个输入框的标号、性质、相对底图位置、框的大小尺寸、写权限信息、内容初始值。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述图片文件可以是以下格式的图形文件中的一种；WMF、JPG、BMP和GIF图片格式文件。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述脚本描述语言可以是以下之一：可扩展标记语言、配置文件。

在按照本发明提供的在计算机系统中的电子公文表示方法中，所述输入框可以是以下的一种或几种：单行文本框、多行文本框、会签框和图片框。