[发明专利]一种基于文电服务的文电自动收发系统及方法

说明书

本发明公开了一种基于文电服务的文电自动收发系统及方法，包括设置于局域网内的文电收发系统，文电收发系统与外部广域网通信；文电收发系统包括广域网传输模块、文电服务模块、文电管理软件、以及文电客户模块；在广域网传输模块用于接收广域网传输的文电数据、然后将其传输至文和文电服务模块、文电服务模块将文电数据传输至文电管理软件，文电管理软件用于：将文电数据进行数据储存、显示以及控制文电服务模块、文电客户模块以及广域网传输模块进行自动收发文电。本发明完成文电的自动发送和接收功能，能够节省人力并提高工作效率，实现了办公自动化，提升了工作效率，适合推广使用。

技术领域

本发明属于文电管理技术领域，具体涉及一种基于文电服务的文电自动收发系统，还涉及一种基于文电服务的文电自动收发方法。

背景技术

随着科技进步，通信手段也不断在创新，通信水平也在提高；但是最早通信技术之一的邮箱系统一直没有被淘汰，因为邮箱的文件发送功能是人们生活办公中必不可少的。人们可以在任何时间、任何地方收发信件，解决了时空的限制，大大提高了工作效率，为办公自动化、商业活动提供了很大便利。在用户值班工作中，每天要大量接收来自全国各地的文电邮件，每个来电或多或少会有一个或多个附件，利用现有配发的软件，值班员需要手动地将每个附件单个下载下来，并且手动地给每个来电填写回执；发送文电时，需填写对方邮件地址和正文内容，添加文件作为附件发出去。这种文电收发工作耗时耗力，容易出错，更为重要的是需配备操作人员专门值守来处理这项工作，势必会影响整个值班团队的工作效率。

目前的电子邮件是因特网上使用的非常多的一种应用，它可以非常方便的使相隔很远的人进行通信，已经成为当今时代发送信件最重要的手段之一。电子邮件主要的特点就是操作简单，快捷。用户可以将文件以邮件形式发送出去，它首先会发送到收件人的邮件服务器上，并放入收件人的信箱中。收件人只需读取自己的电子邮箱就可以接收别人发送过来的文件，即节省了时间，也提高了工作的效率。电子邮箱系统最早出现在20世纪80年代，当时互联网刚刚起步，人们还不了解互联网通信能做什么，由于网速太慢只能发送简单的信息，复杂信息和文件都无法发送，而且需要邮件发送人和接收人同时在线。现如今电子邮件系统已经普及，功能也越来越完善，技术越来越先进，发送的内容变丰富了，也不再限制发送和接收双方同时在线，发送速度变快。用户代理也就是用户用来从邮件服务器上读取或者发送邮件到邮件服务器上的一个软件。这些邮件代理软件都可以帮助用户完成邮件发送和接收，可以根据需要选中多个邮件进行已读标注，也可以选择邮件将其内部附件单个下载或者全部下载。但是存在一些用户每天要接收大量的邮件，会带来阅读回执和附件下载负担，目前许多代理软件也具有附件管理功能，用户可以根据需要批量下载附件，也可以安装第三方插件进入附件管理，选择多个附件下载。如果用户需要发送大量的邮件，很多代理软件也具有群发功能。

通过现有的邮件代理软件功能给用户带来了一定方便，附件管理和群发是提高了效率，但是还是存在许多的问题：需要用户进行不断的手动操作，需要用户不间断或者定时进行邮件操作；如果忘记了从邮箱下载最新的附件，从附件管理文件夹取到的附件数据将不是最新的，影响工作效率。需要用户确定上一个附件下载的时间点，再次从附件管理中下载附件时，要认真选择附件时间是上次下载之后时间段的；也可以删除之前时间段的附件，但是这样会造成数据丢失。从附件管理中下载附件时，会将所有附件下载到一个目录中，无法区分每个附件的发件人是谁，严重的还会造成附件的覆盖问题。如果一次下载的附件数量过多，对邮箱服务器带宽占用很严重，有可能被邮箱软件认为是恶意使用邮箱，轻而造成电脑卡顿，重则可能会被封号。用户需要每天发送给不同的收件人不同的文件，数量过多时现有的代理软件也无法完成该任务。

发明内容

本发明的目的是提供一种基于文电服务的文电自动收发系统及方法，解决了目前的文电收发管理有待进一步优化的问题。

本发明所采用的一个技术方案是，