[发明专利]办公文件管理方法

说明书

本发明公开了一种办公文件管理方法，包括：收集新的文件资料；将所述文件资料以电子文档的形式存储；利用分类器对所述文件资料进行分类，以标记所述文件资料应派发至的负责部门；将所述文件资料派发给所述负责部门。本发明实施例提供的办公文件管理方法，分别收集和存储新的文件资料，采用分类器自动将文件资料分类，然后将文件资料派发给对应的负责部门。该办公文件管理方法极大的减轻了公司文员的工作量，提高了文件资料的派发效率。并且降低对公司文员专业性的依赖程度，避免因此导致的文件管理不善问题。

技术领域

本发明涉及办公文件管理技术领域，尤其涉及办公文件管理方法。

背景技术

日常办公中会用到大量的文件资料，包括会议资料、合同文件、法律文件、技术规范、工作联系单等。这些文件资料需要公司文员收集整理，并分类派发至相应的部门。各部门收文员收文后，再将文件资料派发至具体的相关人员。上述派发流程中，要求公司文员熟悉公司各部门职责和工作内容，能清楚各类文件资料应该与哪个或哪些部门相关。

现有的办公文件管理方法中，由于管理方法太传统，文件资料的派发依靠人工进行，对公司文员的专业性依赖性较高，公司文员变更或业务不熟都会导致文件资料被漏派、多派、错派等文件管理不善的问题发生。

发明内容

本发明的目的在于提供办公文件管理方法，以解决由于现有技术的管理方法太传统，对公司文员的专业性依赖性较高导致的文件管理不善问题。

为达此目的，本发明采用以下技术方案：

办公文件管理方法，包括：

收集新的文件资料；

将所述文件资料以电子文档的形式存储；

利用分类器对所述文件资料进行分类，以标记所述文件资料应派发至的负责部门；

将所述文件资料派发给所述负责部门。

可选的，所述收集文件资料的步骤包括：

通过扫描仪、传真机或电子邮件系统收集所述文件资料。

可选的，所述分类器采用机器学习方法训练而成，以便能够对所述文件资料进行自动分类，所述机器学习方法包括：

获取所有已派发的过往文件，并标记收到所述过往文件的接收部门；

对所述过往文件进行编号和文本预处理；

将所述过往文件按所述编号分为两组，所述编号为单数的一组为训练组，所述编号为双数的一组为测试组，其中，所述训练组中的所述过往文件为训练文件，所述测试组中的所述过往文件为测试文件；

提取所有所述训练文件的实词并组成一份词汇表；

分别提取每一份所述训练文件的实词；

计算每一份所述训练文件的实词的训练TF-IDF值；

根据所述训练TF-IDF值在所述词汇表中的位置排序，得到每一份所述训练文件的训练特征向量；

对所有所述训练文件按所述接收部门进行分组，得到若干个分组；

以每个所述分组中的所有所述训练文件为一个整体，计算得到每个所述分组的分组特征向量；

分别提取每一份所述测试文件的实词；

计算每一份所述测试文件的实词的测试TF-IDF值；

根据所述测试TF-IDF值在所述词汇表中的位置排序，得到每一份所述测试文件的测试特征向量；

针对每一份所述测试文件，分别计算每个所述分组的所述分组特征向量与所述测试特征向量之间的余弦值；