[发明专利]一种档案管理方法及系统

说明书

技术领域

本发明涉及档案管理技术领域，具体涉及一种档案管理方法及系统。

背景技术

目前，党政机关、金融、房地产、建筑、医疗等企事业单位的档案越来越多，不仅需要占用大量的存储空间，而且由于缺乏管理档案的专业人员，导致档案管理的其它各项成本成倍增加，这给企事业单位带来严重的经济负担。

为此，很多企事业单位开始将档案委托专业档案管理企业进行管理。随着业务量的增加，档案管理企业管理的档案数量逐年增加。但目前档案管理企业的管理工作主要依靠人工处理，没有形成信息化管理，不仅管理成本高，而且档案管理过程中容易出现纰漏，甚至造成不可挽回的损失。

发明内容

本发明的目的在于提供一种档案管理方法及系统，用以解决现有人工管理档案容易发生纰漏的问题。

为实现上述目的，本发明的技术方案为提供一种档案管理方法，所述档案管理方法包括以下步骤：

步骤S1，将待入库的档案装入档案箱并给所述档案箱编码；

步骤S2，将所述档案和所述档案箱的基本信息输入档案管理系统；

步骤S3，根据仓库信息确定所述档案箱的储存位置，并记录存放所述档案箱的箱柜信息；

步骤S4，对在库的所述档案进行管理，记录所述档案的调拨情况和盘点情况；

步骤S5，在所述档案出库时，修改所述档案箱所占用的箱柜信息。

本发明还提供一种档案管理系统，所述档案管理系统包括仓库信息管理单元、入库管理单元、库存管理单元和出库管理单元，其中：

所述仓库信息管理单元被设置成对仓库信息进行管理；

所述入库管理单元被设置成将存放档案的档案箱编码，并获得所述档案和所述档案箱的基本信息以及根据所述仓库信息选择存放所述档案箱的箱柜信息；

所述库存管理单元被设置成对存放在档案库中的所述档案箱的调拨信息和库存盘点信息进行管理；

所述出库管理单元被设置成对存放在档案库中的所述档案箱的出库信息进行管理。

其中，所述仓库管理信息管理单元管理的所述仓库信息包括仓库分布图、箱柜位置、箱柜号、箱柜状态、箱柜总数量、空余箱柜的数量和位置中的一种或多种。

其中，所述入库管理单元管理的所述档案箱的基本信息包括存放所述档案的档案箱的箱号、箱条码、客户名称、入库状态、入库时间、入库单号、货位号、货位条码、入库经办人、服务费用和结算工单中的一种或多种；所述档案的基本信息包括档案目录和卷内目录；所述箱柜信息包括箱柜编号、箱柜位置和箱柜状态。

其中，所述库存管理单元管理的所述调拨管理信息包括调阅单号、调阅返还单号、调阅时间、入库单号、入库时间、归还时间、箱码、货位号、货位条码、库区中的一种或多种；所述库存盘点信息包括盘点单号、盘点时间、入库时间、入库单号、客户、箱码、货位、盘点箱码、盘点货位中的一种或多种。

其中，所述出库管理单元管理的所述出库信息包括箱码、货位码、出库时间、出库单号、出库经办人、入库时间、入库单号、入库经办人中的一种或多种。

优选地，所述档案管理系统还包括统计分析单元，所述统计分析单元被设置成统计分析在库档案的数量、月度/季度/年度增减档案的数量、月度/季度/年度档案收费统计和每一件档案各年度收费统计中的一种或多种。

优选地，所述档案管理系统还包括指标设置单元，所述指标设置单元用于设置所述档案缴费超期时间和/或所述档案的类型。

优选地，所述档案管理系统还包括人员权限管理单元，所述人员权限管理单元设置成对维护所述档案管理系统的工作人员的权限、用户的权限进行管理。

优选地，所述档案管理系统还包括销毁管理单元，所述销毁管理单元被设置成对销毁的档案信息进行管理；销毁的档案信息包括档案的销毁时间和销毁数量。

本发明具有如下优点：

本发明提供的档案管理方法，首先将待存放的档案装入档案箱，用条形码给档案箱编码，将档案和档案箱的基本信息输入档案管理系统，将档案箱存放在空置的档案柜中，记录箱柜信息；依据档案箱编码管理在库的档案，实时监控档案箱的状态，操作简便，稳定性强，可通过互联网多平台操作，在家庭、办公室、宾馆等场所均能完成档案文件管理任务。

附图说明

图1本发明实施例1提供的档案管理方法的流程图；

图2本发明实施例2提供的档案管理系统的原理框图；

图3本发明实施例3提供的档案管理系统的原理框图。

具体实施方式