[发明专利]一种档案信息化管理系统

说明书

技术领域

本发明涉及档案管理技术领域，尤其涉及一种档案信息化管理系统。

背景技术

电子档案管理过程中，经常通过建立目录索引以提高档案查询效率。但是，目录索引中，经常是根据时间对档案进行排序。这就导致了很多冗余信息排列在前，照成真正有价值的档案排序在后，从而增加档案查找时间，尤其是在档案信息不明确的情况下。

发明内容

基于背景技术存在的技术问题，本发明提出了一种档案信息化管理系统。

本发明提出的一种档案信息化管理系统，包括：

存储空间，其内部分设多个存储地址用于存储档案；

索引模块，其内部预设有访问记录表和检索目录表，访问目录表用于存储预设的监控时间段内各档案的访问记录，访问记录包括访问时间；检索目录表用于存储各档案的档案名称和对应的存储地址；

数据处理模块，其内部预设有计算周期和权值计算模型；数据处理模块与索引模块连接，用于在每一个计算周期节点根据访问记录表各档案的访问记录，并结合权值计算模型计算各档案的当前权值，并根据当前权值控制索引模块调整访问目录表中的档案排序。

优选地，权值计算模型为：其中，N_T表示最近一个周期T内文档被访问次数，N_nT为最近n个周期内文档被访问次数。

优选地，3≦n≦10。

优选地，n＝5或7。

优选地，权值计算模型为：其中，n为由近到远倒数计算周期的顺序位，f_k＝1/N_k，N_k为由近到远倒数第k个计算周期内档案被访问次数，1≦k≦n。

优选地，2≦n≦5。

优选地，n＝3或4。

本发明中，访问目录表中档案的排序与权值有关，而权值的计算与访问记录相关，如此，有利于保证访问目录表中档案的排序与访问频率的关联性，从而，使得被频繁访问的档案在访问目录表中靠前排列，减少检索时间。

本发明，保证了访问目录表中各档案的排序与访问频率成正比，以便保证访问频率高的档案靠前排列，便于被查询，以便提高访问目录表的搜索效率。又通过弱化近期访问频率对档案排序的影响，保证了具有稳定的访问频率的档案文件靠前排列，从而方便查询。

附图说明

图1为本发明提出的一种档案信息化管理系统结构图。

具体实施方式

参照图1，本发明提出的一种档案信息化管理系统，包括：存储空间、索引模块和数据处理模块。

存储空间，其内部分设多个存储地址用于存储档案。

索引模块，其内部预设有访问记录表和检索目录表，访问目录表用于存储预设的监控时间段内各档案的访问记录，访问记录包括访问时间。检索目录表用于存储各档案的档案名称和对应的存储地址。

数据处理模块，其内部预设有计算周期和权值计算模型。数据处理模块与索引模块连接，用于在每一个计算周期节点根据访问记录表统计各档案的访问记录，并结合权值计算模型计算各档案的当前权值，并根据当前权值控制索引模块调整访问目录表中的档案排序。计算周期可以日小时、日、周或者月。

本实施方式中，访问目录表中档案的排序与权值有关，而权值的计算与访问记录相关，如此，有利于保证访问目录表中档案的排序与访问频率的关联性，从而，使得被频繁访问的档案在访问目录表中靠前排列，减少检索时间。

实施例1

本实施例中，权值计算模型为：

其中，N_T表示最近一个周期T内文档被访问次数，N_nT为最近n个周期内文档被访问次数。

本实施例中，通过该权值计算模型，可保证在计算权值时，越近周期内的被访问次数在求和中用到的次数越多，从而，可保证计算权值时，越近的周期内的文档被访问次数对权值的影响越高，以保证权值与文档访问频率的变化趋势成正比。

如此，访问目录表中，越近的周期内的文档被访问次数越多，则该文档排序越靠前，使得访问目录表的整理更加人性化。

本实施方式中，3≦n≦10，以避免n取值过小不能分担最近周期的影响，也可避免n取值过大造成的计算压力。具体实施时，n可取值5或者7。

实施例2

权值计算模型为：

其中，n为由近到远倒数计算周期的顺序位，f_k＝1/N_k，N_k为由近到远倒数第k个计算周期内档案被访问次数，1≦k≦n。