[发明专利]一种远程文件签批智能信息化管理方法

说明书

技术领域

本发明涉及企业管理技术领域，尤其涉及一种远程文件签批智能信息化管理方法。

背景技术

文件签批是企业或单位中不可或缺的一部分。目前，一些重要文件为了保证安全性，采用纸档传阅签批，效率低，容易破损，且如果审批人不在，还需要等待审批人，造成执行延时等；而，如果邮寄给审批人，又容易泄露机密。

发明内容

基于背景技术存在的技术问题，本发明提出了一种远程文件签批智能信息化管理方法。

本发明提出的一种远程文件签批智能信息化管理方法，包括：

S1、获取待审批文件，并确定审批人；

S2、调查考勤系统，确定审批人是否在公司；

S3、当审批人不在公司，则将待审批文件发送到确认人办公终端进行远程审批确认；

S4、提取通过远程审批确认的待审批文件的参考信息，并发送到审批人随身终端上；

S5、审批人通过随身终端向设置在公司内部的指定审批模块发送指示信息指定审批文件的临时签批人，指定审批模块获取确认人签批确认后的待审批文件并发送到临时签批人办公终端上；

S6、临时签批人待审批文件进行签批，且指定审批模块获取临时签批人签批后的文件进行存档。

优选地，还包括步骤S0：预设公司责任架构；步骤S1中，根据待审批文件性质以及文件提交人在公司责任架构中选择审批人；步骤S3中，确认人也是根据待审批文件性质以及文件提交人在公司责任架构中智能选择。

优选地，审批人和确认人均由文件提交人在待审批文件中指定。

优选地，参考信息包括：申请人、文件名称和确认人，还包括文件摘要。

本发明提供的远程文件签批智能信息化管理方法，首先通过调查审批人考勤记录，实现了审批人是否在现场的智能判断，从而实现了远程文件审批程序的自动开启，有利于提高文件审批效率。

本发明中，待审批文件始终只在企业内网流通，审批人通过随身终端确认时，仅仅能够看到参考信息，避免了泄密的可能。本发明中，审批人只能远程指定临时签批人，而不能直接签批，可避免审批人由于没有看到文件全文导致的审批不可靠性。

本发明中，通过审批人的远程参与，即保证了文件审批的有效性，又避免了文件进入外网造成的泄密隐患。

附图说明

图1为本发明提出的一种远程文件签批智能信息化管理方法流程图。

具体实施方式

参照图1，本发明提出的一种远程文件签批智能信息化管理方法，包括以下步骤。

S1、获取待审批文件，并确定审批人。

S2、调查考勤系统，确定审批人是否在公司。当考勤系统中审批人当日最近一次考勤记录为进门记录，则说明审批人在公司；当考勤系统中审批人当日最近一次考勤记录为出门记录，则说明审批人不在公司。本步骤中，实现了是否执行远程审批程序的智能判断。

S3、当审批人不在公司，则将待审批文件发送到确认人办公终端进行远程审批确认。如此，有利于对提交的待审批文件进行筛选，从而，缓解远程审批的压力。

S4、提取通过远程审批确认的待审批文件的参考信息，并发送到审批人随身终端上。参考信息包括：申请人、文件名称和确认人，还包括文件摘要。

本步骤中，向审批人的随身通信终端提供参考信息，有利于审批人在不方便查看审批文件全文的情况下尽可能掌握审批文件意向，从而做出正确的决定。

S5、审批人通过随身终端向设置在公司内部的指定审批模块发送指示信息指定审批文件的临时签批人，指定审批模块获取确认人签批确认后的待审批文件并发送到临时签批人办公终端上。

具体实施时，可设置指定审批模块由审批人随身终端锁定，仅在接收到审批人的随身通信终端发送的指令后工作，以避免其他人对指定审批模块进行操作。本实施方式中，审批人通过随身终端对指定审批模块进行操作，从而可在指定审批模块中保留文件审批指示痕迹，方便追溯，有利于提高公司内部文件流通的安全性，避免机要文件泄密。

S6、临时签批人对待审批文件进行签批，且指定审批模块获取临时签批人签批后的文件进行存档。

本步骤中，临时签批人文件从指定审批模块获取，从而保证了临时签批人签批的文件和审批人通过随身终端获取的参考信息的一致，可提高文件审批安全。

实施例1

本实施例中，还包括步骤S0：预设公司责任架构。

本实施例的步骤S1中，根据待审批文件性质以及文件提交人在公司责任架构中选择审批人。