[发明专利]一种电子文档打印管理方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种文档管理方法，尤其涉及一种电子文档打印管理方法。

背景技术

随着信息技术的快速发展，越来越多的公司及机构实现了办公自动化，通常使用电子文档进行信息交互和保存信息。在实际应用中，通常需要将电子文档打印为纸质文档，并且对打印的电子文档进行文档管理。这就引发了以下实际问题：1、电子文档管理需要考虑到多方面的信息，采用人工处理会耗费大量的时间并且容易出错。2、打印设备属于消耗品，使用成本较高，在使用过程中需要人员对其进行管理。打印服务提供商能通过为许多公司与机构提供专业打印服务来缩减打印成本，减小用户的人力与财务支出，但是在现有的打印服务方法中，打印服务提供商在记录打印数据时还能通过服务器访问用户的所打印的电子源文档，并不适应对于文档数据有较高安全需求的应用场合。

现有技术通常仅关注于电子文档的管理与打印控制，而没有实现电子文档的打印、分类管理与电子文档的安全相结合。例如，中国专利CN103294739公开了一种文档管理服务器、文档管理装置、文档管理系统及方法，该技术方案能实现电子文档的有效管理，但是未涉及电子文档的打印管理技术。中国专利CN101841621公开了一种打印管理设备和打印管理方法，该技术方案能实现移动终端与打印设备的交互，但是未解决打印电子文档的管理和文档安全问题。中国专利CN102541482公开了一种文档打印管控与文档溯源追踪的方法和系统，该技术方案实现了对打印过程的管控和文档溯源及内容审计，但是并没有涉及打印电子文档的管理，并且该技术方案不适合大范围的应用场合。

发明内容

针对现有技术存在的若干缺陷，本发明提供了一种电子文档打印管理方法，其特征在于，根据待打印文档的特定信息在特定打印机上打印相应的文档，并基于所述特定信息按照与发起打印的人员和/或设备有关的方式存储所述待打印文档的电子源文档。

根据一个优选实施方式，用于存储电子源文档的文件服务器与用于控制打印的打印分析模块采取有线/无线的方式彼此连接，使得所述打印分析模块能够基于所述文件服务器中存储的数据库执行文档打印控制和打印计数任务；

所述文件服务器与操作设备之间具有有线和/或无线连接，并且所述文件服务器基于用户的特征信息预存有所述用户的分类数据和权重数据，使得所述文件服务器能根据用户通过所述操作设备发送的打印请求提取发起打印人员的分类数据、权重数据以及待打印文档的特定信息；

所述打印分析模块通过有线和/或无线连接的方式连接打印机，使得所述打印分析模块能够根据所述文件服务器发送来的所述分类数据、权重数据和/或所述特定信息控制特定打印机的动作，并且将电子源文档存储至所述文件服务器上的数据库中；

所述打印分析模块还与提供打印服务的提供商服务器之间有无线/有线连接，从而使所述打印分析模块能将打印计数信息和服务信息发送至所述提供商服务器上。

根据一个优选实施方式，所述方法包括下列步骤：

S1)文件服务器根据用户的特征信息对用户进行分类并计算用户的权重，然后将所述用户的分类数据和权重数据存储至数据库中；

S2)用户通过操作设备上的客户端向所述文件服务器发送打印请求，所述文件服务器基于所述打印请求提取分析基础数据并将其发送至打印分析模块；

S3)所述打印分析模块根据所述分析基础数据判定是否对所述待打印文档执行打印操作；

S4)在所述打印分析模块确定执行打印操作后，所述打印分析模块根据所述分析基础数据将所述待打印文档发送至特定的打印机上并将所述特定打印机的位置信息通过客户端发送至发起打印人员的操作设备上；

S5)所述打印分析模块基于所述分析基础数据将所述待打印文档的电子源文档存储至所述文件服务器上的数据库中，所述特定打印机打印所述待打印文档，所述打印分析模块记录打印文档的计数信息，并且将所述计数信息和服务信息发送至服务提供商的服务器上。

根据一个优选实施方式，步骤S1包括：

S1.1)所述文件服务器根据用户的所在部门、职位、密码、磁卡、生物特征识别码、NFC芯片和/或RFID标签进行分类并计算用户权重；

S1.2)所述文件服务器将所述分类数据和所述权重数据存储至数据库中；

S1.3)当有新用户加入或者原用户的信息发生变化时，所述文件服务器对用户重新分类、计算其权重并存储其分类数据和权重数据；

步骤S2包括：