[实用新型]一种公章管理系统

说明书

技术领域

本实用新型提供一种公章管理系统，具体涉及利用设计好的流程对公章进行层级审批、使用的系统。

背景技术

在大型企业中，公章的使用是每个办公人员都需要接触的工作。依据传统的工作方式，员工需要向多个部门的人询问如何审批以及使用公章，而领导会经常遇到使用公章的员工突然进来询问。这种传统的工作方式效率较低，员工花费了大量时间而不得要领，领导的正常工作安排经常被打断。因而有必要研发一种公章管理系统，将公章的使用和管理程序化。

实用新型内容

本实用新型的目的是克服现有的工作方式中效率低下的公章管理方式，提供一种高效、便捷的公章管理系统。该系统采用的技术方案如下所述。

一种公章管理系统，包括，个人办公终端，用于阅读、提交、发送或者处理收到的文件；数字签名服务器，用于管理文件的数字签名并根据公章审批者的决定在文件中添加数字签名；状态通知服务器，根据公章审批者的决定向申请公章使用者发送短信或者电子邮件通知公章申请状态；文件管理站，用于存储、接收、发送该系统中需要使用的文件；上述个人办公终端、数字签名服务器、状态通知服务器、文件管理站通过网络相互连通。

其中，所述的个人办公终端包括电脑、掌上电脑、手机等可接入网络的可处理文件的电子信息处理终端。

其中，所述的网络包括局域网、广域网、无线网络中的一种或几种组合。

本实用新型提供的公章管理系统采用流程化的思想配合数字签名的方式并添加了通知系统，申请者可掌握申请状态，审批者只需登录该系统处理相应的流程即可完成对公章使用的管理。该系统不仅简洁而且操作方便，还提高了公章管理的透明性，也加快了公章审批的效率。

附图说明

图1是本实用新型实施例中公章管理系统的示意图；

图2是本实用新型实施例中公章管理系统的流程图。

具体实施方式

下面给出本实用新型的较佳的实施例，这些实施例并非限制本实用新型的内容。

实施例

请见图1所示，一种公章管理系统，包括个人办公终端1，用于阅读、提交、发送或者处理收到的文件；数字签名服务器2，用于管理文件的数字签名并根据公章审批者的决定在文件中添加数字签名；状态通知服务器3，根据公章审批者的决定向申请公章使用者发送短信或者电子邮件通知公章申请状态；文件管理站4，用于存储、接收、发送该系统中需要使用的文件；上述个人办公终端1、数字签名服务器2、状态通知服务器3、文件管理站4通过网络相互连通。所述的个人办公终端包括电脑、掌上电脑、手机等可接入网络的可处理文件的电子信息处理终端。所述的网络包括局域网、广域网、无线网络中的一种或几种组合。

请见图2所示，其详细描述一种公章管理系统的运作流程方式：

申请公章使用者通过个人办公终端1登陆公章管理系统；

申请公章使用者向该系统提交使用公章的申请；

申请公章使用者根据系统的提示，选择使用哪种公章，如公章、法人章、合同章等，本实施例以申请使用公章为例，然后文件管理站4调取相应的文件要求使用者填写申请；

递交的使用申请文件首先传到技术管理部，技术管理部的工作人员在另一台个人办公终端1审阅后，如果同意进入下一部门审批则向数字签名服务器2发出签名请求，数字签名服务器2向文件管理站4发出签名认定，文件管理站4将进行数字签名过的文件转送到下一个部门；如果不同意，则技术管理部的工作人员向状态通知服务器3发出通知要求，告知申请者此次申请在此处不通过审批，通知服务器3自动向申请者的联系方式发送手机和email通知申请进展。

综合管理部接收到文件管理站4发送而来的进行过数字签名的文件，然后该部门的工作人员在另一台个人办公终端1审阅后，如果同意由综合管理部主任审批则向数字签名服务器2发出签名请求，数字签名服务器2向文件管理站4发出签名认定，文件管理站4将进行数字签名过的文件转送到综合管理部主任；如果不同意，则综合管理部的工作人员向状态通知服务器3发出通知要求，告知申请者此次申请在此处不通过审批，通知服务器3自动向申请者的联系方式发送手机和email通知申请进展。

综合管理部主任接收到文件管理站4发送而来的进行过数字签名的文件，在另一台个人办公终端1审阅后，如果同意则做出批准使用公章的决定；如果不同意，则综合管理部主任向状态通知服务器3发出通知要求，告知申请者此次申请在此处不通过审批，通知服务器3自动向申请者的联系方式发送手机和email通知申请进展。

上述实施例仅为本实用新型的一个优选实施方式，并非用以限制本实用新型的范围，本实用新型的保护范围以权利要求书记载的内容为准。