[发明专利]自助式智能录入验审发票处理系统与方法

权利要求书

1.一种自助式智能录入验审发票处理系统，其特征是，主要包括：若干个发票扫描验审终端、数据库服务器、备用服务器、SAP系统；所述数据库服务器与发票扫描验审终端、备用服务器、SAP系统之间都是双向通信；所述发票扫描验审终端包含发票专用扫描仪及搭载发票扫描验审系统客户端的PC终端；所述SAP系统包含SAP发票集中验审终端、SAP发票校验处理平台以及ERP DMS管理系统。

2.如权利要求1所述的一种自助式智能录入验审发票处理系统所应用的方法，其特征是，分为以下几步：

步骤一：开始，SAP发票集中验审终端判断此发票业务是否为特殊业务；如果是特殊业务，就进入步骤五；如果不是特殊业务，就进入步骤二；

步骤二：供应商登陆发票扫描验审终端；

步骤三：供应商选择待结算采购合同后，采用发票专用扫描仪扫描发票；

步骤四:供应商提交发票数据时，发票扫描验审终端在后台对发票数据进行自动验审，检查发票与采购合同信息是否一致，如果不一致返回步骤四；如果一致就将发票数据保存到本地数据库服务器，并提交到ERP DMS管理系统，然后进入步骤六；

步骤五：对特殊业务进行发票信息手工输入；

步骤六：供应商向发票验审员提交已上传的发票，发票验审员通过SAP发票集中验审终端审查发票数据；如果审查结果正确就进入步骤七，如果不正确就结束；

步骤七：发票验审员确认发票数据，向供应商打印出具发票接收确认单；

步骤八：结算会计核对发票数据；如果核对结果正确就进入步骤九；如果不正确就返回步骤六；

步骤九：SAP发票校验处理平台批量预制发票凭证，审核后过账生成应付账款，结束。

3.如权利要求2所述的一种自助式智能录入验审发票处理方法，其特征是，所述步骤三的具体步骤为：

（3-1）：供应商打开发票专用扫描仪，按要求放入单张发票并盖好扫描仪盖板；

（3-2）：扫描并识别发票；

（3-3）：如该订单有多张发票，重复步骤三，完成该订单全部发票的扫描识别；

（3-4）：利用发票扫描验审终端的搭载发票扫描验审系统的PC终端上传发票数据。

4.如权利要求2所述的一种自助式智能录入验审发票处理方法，其特征是，所述步骤四的具体步骤为：

（4-1）：发票信息自动校验，系统在后台根据订单、ERP业务数据和系统定制的发票校 验规则自动对发票数据进行校验；若符合校验规则则系统会提示上传成功，本订单的发票智能录入与自动验审结束，系统继续处理本次需结算的其他订单；若不符合校验规则则上传失败，系统也会有相应的错误提示以说明发票存在的问题，进入（4-2）；

（4-2）：供应商根据上述提示逐一检查发票核对相关信息，若发票无误，则为发票的识别问题，如实按照票面信息改正并保存发票数据，然后进入（4-1）；若发现发票有误，并且如果是如下原因：发票开具有误、发票与订单对应有误或者发票张数不对尚未完成录入，此时需对应订单准备正确的发票，删除已扫描的错误发票，然后进入步骤三；

（4-3）：供应商将本次需结算订单全部处理完成，退出系统并取回发票，结束。

5.如权利要求2所述的一种自助式智能录入验审发票处理方法，其特征是，

所述步骤四的发票扫描验审终端提供发票专用扫描仪给供应商来自助完成发票数据的智能录入，用于用户扫描获取发票数据并将扫描识别后的图片发送给ERP DMS管理平台，SAP系统中的供应商及采购合同信息会返给发票扫描验审终端；所述SAP系统还将系统中的发票扫描数据与发票已税务申报数据间的自动匹配校验，检索出两系统间任何一张存在七要素数据不一致的发票，提供给管理人员进行相应检查和后续处理，满足账税相符的要求；

所述步骤四的发票扫描验审终端和步骤六的SAP发票集中验审终端之间实时交互发票数据及验审状态信息；

所述步骤四的ERP DMS管理系统，在已有SAP DMS系统中进行增强开发实现，作为发票图片文档的存储归档系统，并建立发票影像文档与采购合同的关联；主要过程包括：扫描仪扫描发票获得发票影像文件；将发票影像文件保存在本地数据库服务器；ERP系统定时从发票扫描系统获取发票影像文件；将发票影像文件上传到ERP DMS管理系统。