[实用新型]一种文件管理系统

说明书

技术领域

本实用新型涉及文件管理，尤其涉及一种文件管理系统。

背景技术

无论是企业还是单位，各行各业都需要并产生非常多的纸质的文件，尤其是以金融业、保险业、政府机关、教育业、科研单位等为甚，往往有海量的文件由于意义重大或者价值特殊，必须要妥善保存，例如重要的档案、文书、合同、凭证、单据、票据等等，不但具有安全性的要求，同时更加需要按类别保管，同时希望在需要调出使用时能够方便存取与查找。传统形式下一般市面上都有相应的收纳产品，形同名片薄的册子、文件夹等，然后统一放入类似保险柜的装置里面，由专人保管钥匙密码等，在有使用需要的前提下授权并打开，然后取出并保证使用后及时归还再次保存好，整个过程几乎是全程人工操作。

将重要资料整理成册子或者置入文件夹等，而后统一放入类似保险柜的装置里面进行保存，并由专人保管钥匙密码等，虽然在一定的程度上解决了资料存放的安全性，但毕竟不够灵活，特别是当有使用需要的时候，在海量的文件中查找到所需要的一份或几份资料其工作量堪比大海捞针，要人工一点点翻找，耗时费力不说，极大地浪费了办工时间，对于银行业、政府机关等，每天都在面对大量事务需要及时准确地完成，由于这些文件不能及时到位而造成的办公延误，将严重影响正常的工作秩序，甚至是造成巨大的损失。此外，由少数专人保管依靠钥匙密码管理文件存放柜，既不灵活更不安全，一旦保管员不在文件所在地，就无法实时查找到资料，就算可以将柜子通过第三者用钥匙和密码开启，假手外人来翻找完全不熟悉结构的大量资料，麻烦程度可想而知，同时这样将会使众多的重要资料直接暴露出来，被盗取或泄漏的机率极大，风险巨大，一旦造成损失必然是十分可怕的；同时，专人保管理论上可以固定人群，充分保障所有的资料只会在一定的小范围可控的流通，达到很稳妥存放的目的，但实际工作中恰恰相反，很多时候人是最不可控的因素，任何涉及重要物品管理的工作部门都必须尽最大可能去消除监守自盗或者内外勾结而促成的一些犯罪，然而在这种非常原始的人工保管现状下，所谓的监管无非是在使用时在纪录本上登记一下，或者干脆省略这一形式主义的步骤也无人负责，监管不力将是造成重要经济案件或者是刑事案件的最大隐患。

另外将大量的文件整理成册也好，放于文件夹也好，或者保管在类似保险柜一样的坚固产品中也好，都不免由于文件量大并且不停地有新增，不停地扩展需要不断地有新的保存地点，各个独立保存空间之间没有相关性，无任何关联，对整体统一保管非常不利，随着数量的增长，必然造成文件的混乱与混淆，后果不堪设想。

实用新型内容

本实用新型要解决的技术问题在于，针对现有技术的上述文件管理不方便、不安全的缺陷，提供一种方便、安全的文件管理系统。

本实用新型解决其技术问题所采用的技术方案是：构造一种文件管理系统，包括：

至少一个分为多层的机柜，其中，机柜的每层均设置有驱动机构、运动平台、及用于存放文件的多个单元盒，运动平台上设置有定位机构和顶出机构；及

用于预先存储有每个单元盒中的文件标识与该单元盒的位置信息对应关系的位置关系表，所述位置信息包括机柜地址、层地址、序列地址；当接收到操作员输入的特定文件的标识及打开命令时，根据操作员输入的特定文件标识及所述位置关系表查询所述特定文件的位置，并根据所查询到位置信息中的机柜地址向相应机柜内的主控制器发送第一指令，且所述第一指令包括打开指令标识及查询到的位置信息的控制计算机；其中，

每个机柜内还设置有用于将所接收的第一指令转发至相应层的层控制器的主控制器；

机柜的每层均设置有用于根据所述位置信息中的所述序列地址控制驱动机构驱动运动平台移动，且控制定位机构将运动平台定位至相应位置的单元盒处，再控制顶出机构推出相应的单元盒，并向该机柜中的主控制器返回所述第一指令的返回值的层控制器。

在本实用新型所述的文件管理系统中，所述文件管理系统还包括：设置在机柜的每层运动平台上的，且用于在所述层控制器的控制下检测单元盒当前状态的状态检测机构。

在本实用新型所述的文件管理系统中，所述文件管理系统还包括设置在顶出机构上的指示灯。

在本实用新型所述的文件管理系统中，所述文件管理系统还包括与所述层控制器连接的，且用于在所述状态检测机构检测到所述单元盒超过预设时间没有关闭时发出报警的报警机构。