[发明专利]档案管理系统和方法

说明书

技术领域

本发明涉及档案管理领域，具体而言，涉及一种档案管理系统和方法。

背景技术

随着计算机的日益发展，档案管理中逐步引进计算机管理技术，出现各种电子档案管理系统，并随着电子档案管理系统的不断发展，为了更好的做好文件与档案的无缝连接，在电子档案管理系统逐步出现了文档一体化管理。现在的文档一体化只是单纯的对办公流转过程产生的文件进行归档，此种一体化的缺点是归档范围较小，并且对文件的收集范围较为狭窄。

针对相关技术中档案管理归档范围小的问题，目前尚未提出有效的解决方案。

发明内容

本发明的主要目的在于提供一种档案管理系统和方法，以解决档案管理归档范围小的问题。

为了实现上述目的，根据本发明的另一方面，提供了一种档案管理系统。该系统包括：接口模块，用于连接档案管理系统的外部业务系统，其中，外部业务系统用于产生待入档文件；档案形成模块，与接口模块相连接，用于接收外部业务系统产生的待入档文件，并将待入档文件转换为档案；以及数据存储模块，与档案形成模块相连接，用于存储档案。

进一步地，接口模块还用于连接预设文件库，其中，预设文件库用于接收并存储用户输入的待入档文件；以及档案形成模块还用于接收预设文件库存储的待入档文件，并将待入档文件转换为档案。

进一步地，档案形成模块包括：文件管理单元，用于经由接口模块接收待入档文件；以及档案整编单元，用于对待入档文件按照预设的分类条件进行分类形成档案，其中，档案包括待入档文件和档案信息，档案信息包括档案名称、归档时间以及编号。

进一步地，档案管理系统还包括档案服务平台，其中，档案服务平台包括：信息接收单元，用于接收用户输入的档案查询信息，其中，档案查询信息包括档案的名称、归档时间以及编号；信息匹配单元，用于根据档案中的档案信息查询与档案查询信息匹配的档案；以及档案显示单元，用于显示匹配的档案。

进一步地，接口模块包括：文件转换单元，用于将待入档文件的类型转换为XML文档类型。

进一步地，外部业务系统包括：自动化办公系统、合同管理系统、人力管理系统和/或财务管理系统。

为了实现上述目的，根据本发明的一个方面，提供了一种档案管理方法。该方法包括：接收档案管理系统的外部业务系统产生的待入档文件；将待入档文件转换为档案；以及存储档案。

进一步地，将待入档文件转换为档案包括：对待入档文件按照预设的分类条件进行分类形成档案，其中，档案包括待入档文件和档案信息，档案信息包括档案名称、归档时间以及编号。

进一步地，该方法还包括：接收用户输入的档案查询信息，其中，档案查询信息包括档案的名称、归档时间以及编号；根据档案中的档案信息查询与档案查询信息匹配的档案；以及显示匹配的档案。

进一步地，在接收档案管理系统的外部业务系统产生的待入档文件之后，该方法还包括：将待入档文件的类型转换为XML文档类型。

通过本发明，采用包括以下部分的档案管理系统：接口模块，用于连接档案管理系统的外部业务系统，其中，外部业务系统用于产生待入档文件；档案形成模块，用于接收待入档文件，并将待入档文件转换为档案；以及数据存储模块，用于存储档案，解决了档案管理归档范围小的问题，将归档范围扩大至档案管理系统外部的其他业务系统，进而达到了扩大归档范围的效果。

附图说明

构成本申请的一部分的附图用来提供对本发明的进一步理解，本发明的示意性实施例及其说明用于解释本发明，并不构成对本发明的不当限定。在附图中：

图1是根据本发明实施例的档案管理系统组成框图；

图2是根据本发明实施例的档案管理系统的架构图；

图3是根据本发明实施例的档案业务工作流程图；

图4是根据本发明实施例的档案管理系统主要数据流程图；以及

图5是根据本发明实施例的档案管理方法流程图。

具体实施方式

需要说明的是，在不冲突的情况下，本申请中的实施例及实施例中的特征可以相互组合。下面将参考附图并结合实施例来详细说明本发明。

图1是根据本发明实施例的档案管理系统组成框图，如图1所示，该系统10包括：接口模块11，用于连接档案管理系统10的外部业务系统30，其中，外部业务系统30用于产生待入档文件；档案形成模块13，与接口模块11相连接，用于接收外部业务系统30产生的待入档文件，并将待入档文件转换为档案；以及数据存储模块15，与档案形成模块13相连接，用于存储档案。