[发明专利]批量书信生成系统及其方法

说明书

技术领域

一种书信生成系统及其方法，特别是指一种批量书信生成之系统及其方法。

背景技术

目前人与人之间最主要的沟通方式除了电话、即时通讯外，书信仍然是企业间或一般正式文件往来的主要途径，随着网际网络的普及化，各种网际网络的应用纷纷被推出，其中，通过网际网络来于两地间传输信息之电子邮件更是广为大众所使用。电子邮件的新技术缩短了书信的传送时间，传送的数据内容除了一般的文字文件外，更可传送多媒体文件等，因此也扩大了书信交换的信息型态。

一般制式化的书信具有特定格式或内容，为了辅助书信之编辑也衍生出具有书信模版的书信辅助编辑软件，这种编辑软件具有书信模版的书信辅助编辑功能，可协助使用者达到编辑正式书信文件时的用语规格要求，因此改善了使用者书信编辑上的不便。

所谓的书信模版，是一种已预先编辑好文件内容主要架构的文件档案，文件档案当中会将某些因书信内容要求不同而有差异的部份以填充格或底线标示的形式作为待填栏位，使用者只需要针对待填栏位进行替换或编辑，就可以生成一封符合用语规格要求的书信，书信模版可以更有效、更快速、更规格化的编辑出正式书信。

然而目前具有书信模版的书信辅助编辑软件仅具有显示及逐字编辑的功能，使用者必须自行浏览书信模版内容寻找需要进行替换编辑的位置，因此当使用者对于不同收件人欲生成批量书信时，必须一封一封逐一编辑修改。但是实际上对于不同收件人的每一封书信中，大部分内容是相同的，只有部分内容是不同的，这种对于每一封书信逐一编辑修改才能完成批量书信生成，无疑会花费大量的时间。

综上所述，可知先前技术中长期以来一直存在以往欲生成不同收件人书信时必须一封一封手工修改的问题，因此有必要提出改进的技术手段，来解决此一问题。

发明内容

有鉴于先前技术存在以往欲生成不同收件人书信时必须一封一封手工修改的问题，本发明遂公开一种批量书信生成系统及其方法，其中：

本发明所公开之批量书信生成系统，至少包含书信模版数据库、选择模块、处理模块、编辑模块及生成模块，其中书信模版数据库是用于储存多笔书信模版，其中各书信模版分别包含至少一组成元素；选择模块是用于提供使用者选择书信模版、书信数量或选定之书信模版所包含之组成元素，其中组成元素供使用者选择为至少一共同元素与至少一个别元素；处理模块是用于提取使用者选定之书信模版以得到选定之书信模版所包含之该组成元素、提取使用者选定之共同元素以建立对应各共同元素的共同栏位与提取使用者选定之个别元素与书信数量以依据书信数量建立至少一预发书信各自对应各个别元素的个别栏位；编辑模块是用于提供使用者编辑各共同元素与预发书信各自对应各个别元素的个别栏位；生成模块是用于提取共同元素与预发书信的各自个别元素对应之栏位内容同步至选定之书信模版中以生成至少一书信。

本发明所公开之批量书信生成方法，其步骤至少包括建立书信模版数据库，书信模版数据库用于储存多笔书信模版，其中各书信模版分别包含至少一组成元素；提供使用者选择书信模板与书信数量；提取使用者选定之书信模版，以得到选定之书信模版所包含之组成元素，并提供使用者选择该些组成元素为至少一共同元素与至少一个别元素；提取该使用者选定之该些共同元素，建立对应各共同元素的共同栏位并提供使用者编辑；提取使用者选定之个别元素与书信数量，依据书信数量建立至少一预发书信各自对应各个别元素的个别栏位并提供使用者编辑；提取共同元素与预发书信的各自个别元素对应之栏位内容同步至选定之书信模版中以生成至少一书信。

本发明所公开之系统与方法如上，与先前技术之间的差异在于本发明通过提取使用者选择书信模版与其所包含组成元素供使用者选择共同元素与个别元素，再提取使用者编辑共同元素与个别元素之栏位内容后，即可生成书信，可以达成以导引步骤即可提供使用者生成批量书信的技术功效。

附图说明

图1为本发明批量书信生成系统方框图；

图2为本发明批量书信生成方法流程图；

图3为本发明书信模版数据库示意图；

图4为本发明选择书信模版与书信数量示意图；

图5为本发明项目分类设定示意图；

图6为本发明编辑共同项目示意图；

图7为本发明编辑个别项目示意图；

图8为本发明浏览书信内容示意图；

图9为本发明发送书信示意图。

具体实施方式

以下将配合图式及实施例来详细说明本发明之实施方式，藉此对本发明如何应用技术手段来解决技术问题并达成技术功效的实现过程能充分理解并据以实施。