[发明专利]企业内使用者端的档案总管系统及其方法

说明书

技术领域

本发明涉及一种监测系统及其方法，特别是涉及一种档案总管表现形式的企业内使用者端的档案总管系统及其方法，是应用于企业内监测使用者端的系统及其监测的方法。

背景技术

由于近年来政府推动商业自动化政策，鼓励企业电脑化，在迈入企业E化的时代，随着整个产业资讯化的洪流，国内各型企业E化的脚步不曾停过，在企业电子化之后所要面对的就是企业资料(资料即信息、数据，以下均称为资料)保护的问题，企业营运资讯是企业的重要资产，因此能否妥善管理企业资讯，已经成为一个企业的营运能力优劣的重要指标。

尤其在知识经济的时代，企业资讯是企业永续发展的关键课题，为确保企业营运资讯的安全无虞，近年来国内许多企业发生内部人员窃取机密技术文件的案件，造成企业的重大损失，同时亦有许多企业因为资讯管理的问题导致客户资料外泄，再次证明了资料防护的重要性，故建立企业资讯防护机制来防止内部人员泄密实为一项刻不容缓的工作。

在现有技术中，针对管控随身携带的储存硬件或是蓝牙通讯等周边设备，皆已经设有良好的机制来防止可携式储存装置的连接，进而防止企业资料的外泄，同时对于企业内部网路对外连通的管制方面，亦有现有习知技术具有良好的效能。

由于电脑的应用非常广泛，且近年来不论是硬件或是软件都有突破性的发展，所以电脑资源的管理实为不易，一般为了有效防堵资料的外泄，并提高员工的工作效率，现有习知技术皆是以封锁的方式来达成其防护的目的，例如：以防火墙来防止外部恶意的入侵，阻止员工使用与工作无关的程序(程序即程式，本文中均称为程序)，或是限制内部网路连接外部网际网路来防止资料外流。

但是在电脑资讯非常流通的今日，防堵式的防护机制已经不能完全的适用于企业，由于目前市场上有非常多样的硬件，仍然可提供员工将企业资料加以携出，而且传统的防堵方式有个很严重的缺点，就是完全无法侦测与记录资料的流向，若是今天由某员工将企业机密资料携出，企业则完全无法得知资料由何人所携出？如此就更难追踪出可能的流向，来做出可能有的防卫，并预估可能产生的损失，同时有效的统计出企业内部的程序使用状况及工作效率。

由此可见，上述现有的档案总管系统及其方法在系统结构、监测方法与使用上，显然仍存在有不便与缺陷，而亟待加以进一步改进。为了解决上述存在的问题，相关厂商莫不费尽心思来谋求解决之道，但是长久以来一直未见适用的设计被发展完成，而一般产品及方法又没有适切的结构及方法能够解决上述问题，此显然是相关业者急欲解决的问题。因此如何能创设一种新的企业内使用者端的档案总管系统及其方法，实属当前重要研发课题之一，亦成为当前业界极需改进的目标。

有鉴于上述现有的档案总管系统及其方法存在的缺陷，本发明人基于从事此类产品设计制造多年丰富的实务经验及专业知识，并配合学理的运用，积极加以研究创新，以期创设一种新的企业内使用者端的档案总管系统及其方法，能够改进一般现有的系统结构及其检测方法，使其更具有实用性。经过不断的研究、设计，并经反复试作样品及改进后，终于创设出确具实用价值的本发明。

发明内容

本发明的目的在于，克服现有的档案总管系统存在的缺陷，而提供一种新型结构的企业内使用者端的档案总管系统，所要解决的技术问题是使其可以强化现有技术所未能达到之处，并进一步将使用者端各种的状态加以侦测记录，非常适于实用。

本发明的另一目的在于，克服现有的档案总管系统监测方法所存在的缺陷，而提供一种新的企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，所要解决的技术问题是使其可以侦测并记录各种移动储存装置的连接与移除动作，更进一步还可以记录档案状态变化，从而更加适于实用。

本发明的目的及解决其技术问题是采用以下的技术方案来实现的。依据本发明提出的一种企业内使用者端的档案总管系统，该档案总管系统用以监测一使用者端的使用状态，该档案总管系统包含有：至少一个使用者端，该使用者端是用以处理资讯，并设置有一监看程序，该监看程序更在一使用者改变该使用者端的使用状态时，传送一监测记录；一内部网路，该内部网路与该使用者端相连接，该内部网路用以传送该监测记录；以及一伺服器端，该伺服器端与该内部网路连接，该伺服器端用以接收监测记录并储存，并将该监测记录生成一报表。

本发明的目的及解决其技术问题还可采用以下技术措施进一步实现。

前述的企业内使用者端的档案总管系统，其中所述的报表中更包含有以下资料：一档案的编辑行为；及一硬件的使用行为。