[发明专利]文档管理服务器、方法、计算机可读介质及系统

说明书

发明领域

本发明涉及用于管理数字文档使用的系统。

技术背景

迄今为止，诸如文档数据和音频数据、图像数据、多媒体数据以及程序之类的数字文档(后面简称为文档)是记录在文档管理服务器中的，并且，响应于用户请求而提供这些文档。在这种用于管理数字文档使用的系统中，由服务器的文档管理功能提供增值，例如文档属性管理、访问管理、版本管理、附加信息(例如文档附件)管理等。然而，增值信息的这些类型是由服务器控制的，所以，文档在从服务器中提取出来后并且在分配过程中通常未附带有这样的增值信息。过去，在开放环境中以这种方式进行分配的文档和服务器上的文档属性以及其他增值信息之间的映射通常是手动进行的，例如通过文档名。

日本专利公开案No.2005-038371披露了一种信息处理系统，其是与文档访问管理相关的传统技术。该系统根据组织的安全政策描述来执行动态的版本管理和访问控制。该系统基于要成为操作对象的信息的安全属性和请求该操作的用户的安全属性，指定是否准许或禁止该操作，并且指定通过处理一种预定情况来准许该操作。

此外，美国专利No.5,828,375披露了一种信息处理系统，其通过绑定正在工作的文件组来创建部分单元集ad hoc，并将其保存成快照。然后，该快照随后由多个用户读取和共享。

此外，在另一相关技术的公知系统或装置中，打印机打印出数字文档，打印结果上列出的标识信息或坐标信息与该数字文档相关联，并且存储在文档管理数据库中。使用诸如电子笔之类的坐标输入装置或电子信息输入接口，在打印出的文档上执行写入，并且，基于标识信息或坐标信息所获得的数字文档的更新信息与数字文档相关联，并在操作历史管理数据库或操作历史管理文档文件夹中进行保存和更新。

在日本专利公开案No.2005-135211中披露了这类系统的一个示例。

在一个这种类型的传统系统中，在数字文档中直接反映纸件文档上的手动编辑，并且，将数字文档的一系列更新版本保存成树结构，其中，将数字文档作为节点。

日本专利公开案No.2005-135211披露了文档历史树的一个示例，其能够管理根据文档和文件的更新所产生的版本，其中，文档和文件作为节点。通常，该版本管理系统被广泛认为是CVS(并存版本系统)。

日本专利公开案No.2005-135211披露了一种用于管理与作为文档历史树的数字文档更新相关的历史的方法，其中，更新之前的数字文档为父，而更新之后的数字文档为子。

在诸如企业之类的组织内的文档管理过程中，例如，当该组织的领导在组织内提出战略信息时，该领导把该战略信息的文档集合(即具有多于一个文档的集合)的副本传递给各部门的经理，各部门对该文档集合中属于自己的那部分进行编辑或者添加补充文档，并在附属部门内进一步制订该文档集合。该工作在组织层级中从高到底重复进行。除了特殊情况外，采用该文档分配方法，部门成员只需要观看和编辑属于该部门的那部分，而不必观看属于其他部门的部分。在有些情况下，能够观看这些部分可能会成为障碍。因而，需要进行文档管理，以防止访问属于其他部门的部分。

当在传统文档管理服务器的范围(其中，文档集合在多个部门之间从高到低传递)内试图执行这种类型的文档管理时，文档集合在每一较低部门中进行复制，各较低部门进行编辑并向其副本中添加信息。当对各文档进行版本管理时，如果将文档集合传给较低部门，则创建版本分支，并且，该较低部门对该分支进行版本改变。为了防止各部门的成员访问属于其他部门的部分，需要根据分配给各部门的版本分支和文档集合的复制，对各部门的成员设置访问权限。当组织的层数增加时，分级地创建复制和版本分支，所以，对它们设置适当访问权限的任务将变得复杂且麻烦。

此外，就独立于服务器的开放环境中的文档而言，还没有通过部门来执行这种类型的访问管理的已知系统。

日本专利公开案No.2005-038371披露了一种动态地改变访问权限的系统。但是，其没有考虑分级组织内的文档分配，因此，用策略描述来正确表达如上文所述的分级部门的访问权限未必是一件容易的事情。

美国专利No.5,838,375披露了一种可以在各时间点在多个用户之间共享文档组的系统，但是，与日本专利公开案No.2005-038371一样，它也未考虑分级组织内的文档分配。因此，由组织中的部门创建适当快照的任务必须由用户手动执行。