[实用新型]实体控管的文件柜设备

说明书

技术领域

本新型涉及一种文件柜，特别是指一种结合计算机以及相应管理机构的实体控管文件柜设备。

背景技术

目前常见文件实体柜大多是固定储存置放在档案室内，唯一的保密控管方式就是将文件实体柜锁封在一档案室内，具有档案室钥匙的人员方能进入档案室内开启文件实体柜；前述方式的问题出现在每一个文件实体柜内都有适用不同人员的文件，却并非每一个人员都有权取用；因此现今之计，就是另外又在文件实体柜上安装锁件，并且造成取用文件过程的麻烦不便。

针对实体柜存在的问题，目前许多高科技业者开始利用数字文件系统取代实体柜；数字式文件控制软件或系统虽然可以同样迅速有效的进行各项数字电子文件的管理，然而数字电子文件管理系统却总是需要先将实体文件电子化，且往往一般使用单位仍会有保存重要实体文件的需求，故目前数字式文件控制软件或系统无法解决以下问题：

其一，使用单位必须保存重要实体文件时，仍然只能运用传统的保险箱模式储放或根本不作权限管制，而一般的钥匙必须有专人收置，且仍然需要人力进行钥匙移交及确认权限等等工作，十分的麻烦；

其二，重要实体文件时常仅用登记的方式建立储放细目，使用者若有大量实体文件必须取用时，就已经浪费许多工作时间寻找正确的柜位；

其三，一般的文件实体文件往往并非只有纸张一种型态而已，还有各式各样例如磁盘、光盘、数据带等等种种不同的型态，同样的需要有安全存放和搜寻指引的需求，但是数字式文件控制软件或系统却无法提供相关功能；

其四，以往许多特殊实体文件的储置媒体有一定的环境要求，例如存放磁性媒介的文件柜，便需具有防磁防潮的功能，故许多特殊实体文件的储置媒体必须依据存放文件的不同需求进行设计；但是数字式文件控制软件或系统却无法提供相关功能。

有鉴于此，目前市场上出现了许多特殊实体文件的储置文件柜，并且采用无需钥匙的数字密码型锁具，这种文件柜虽然解决麻烦的钥匙管制交接问题，但是其仍然无法解决搜寻、记录、控管及保密的问题。

发明内容

因此，本新型的首要目的是提供一种具有身份判断、记录、保密控管效果的实体控管的文件柜设备。

为达成上述目的，本新型采用一般常见计算机主机作为主要构件之一，运用计算机、控制机构配合随身认证器简单进行原本繁杂的权限管制及记录功能，让权限使用者可以取用文件、自动记录，同时透过架设于实体文件柜上的控制机构对文件进行实体保护的工作(上锁或开锁)，并搭配使用者个人拥有的随身认证器进行身份确认，来确保文件取放的安全保密性。

本新型的另外一个目的是提供一种可进行权限及文件控管的实体控管之文件柜设备。

为达成上述目的，本新型在实体文件柜的控制机构设有运用RFID技术的辨识功能(实施例是采用一无线信号设备)，使用者利用随身认证器能够省时方便地开关文件柜，且控制机构连结计算机主机确保文件柜中的数据夹被使用者正确的取放，达成实时同步管控的作业；另可在一种智能型数据夹内设计有存储元件，将智能型数据夹内存放数据的相关信息输入存储元件，并让控制机构运用RFID技术与计算机主机进行同步的文件控管作业。

本新型的第三个目的是提供一种可节省寻找文件时间的实体控管的文件柜设备。

为达成上诉目的，本新型采用一般常见计算机主机作为主要构件之一，运用计算机强大的数据搜寻功能进行繁杂的文件索引搜寻功能，让所查找的各项文件可以在最短的时间上获得存放文件柜位置的指示，透过本系统，使用者可以相当方便且任意的在智能型数据夹内置放数据，只要经过计算机主机上的登录动作，便可以在往后有文件需求时迅速的透过系统进行搜寻，并由系统指引至相关存放柜位上轻易取得所需的文件数据。

为实现本新型的目的，提供一种实体控管的文件柜设备，包含至少一实体文件柜、至少一控制机构、至少一计算机主机和随身认证器；其特征在于：

所述的实体文件柜内设容置空间以置放文件，且实体文件柜内具有电子锁件；

所述的控制机构配置在实体文件柜上，该控制机构电性连接控制所述的实体文件柜的电子锁件，该控制机构操作所述的实体文件柜的电子锁件启闭；

所述的计算机主机接受所述的控制机构的信号后进行权限管制、认证及记录动作，以控制该控制机构操作所述的实体文件柜的电子锁件；

所述的随身认证器内含使用者身份数据，且随身认证器通过所述的控制机构进行身份认证。