[发明专利]向复制中心提交作业的方法和系统

说明书

本发明涉及一种向复制中心提交作业的方法和系统。复制中心，例如公司的中央复制部门，商业性的复制店等，包括许多适合于将文件打印成多份，一般来讲是相当多的文件复制件的打印设备，这些文件由此处简称为“用户”的使用者或请求者来提交，根据用户提出的作业要求进行复制。作业要求可以包括例如打印的复制品的数量，所需要的纸张规格例如A3或A4，色彩要求例如黑白复制品或彩色复制品，单面复制或双面复制，所需要的复制品的加工，例如装订成册或简装本等。这些作业要求通常在定单上显示，这些定单一般被称为“作业单据”，包括用户的识别标记，复制品应当被送达的目的地以及其它需要的信息。

通常，作为作业的文件被以纸上的硬拷贝形式，连同由用户在纸上填好的定单一起提交给复制中心。

近年来，由于大多数文件是通过字处理应用软件等方式在多功能计算机上以电子形式产生的，因此以电子形式向复制中心提交这些文件就比用纸件提交显得更有吸引力。例如这可以利用现有的互联网技术来实现，例如以e-mail形式向复制中心发送定单，其中要被打印的文件以文档的形式作为附件。然而，人们发现这种电子提交程序尽管有明显的优点，可是还是不能成为通常的做法。其中一个原因可能在于电子提交程序还不够方便，就用户和复制中心的操作者来讲需要过多的手工操作。就用户方面而言，需要以适当的格式保存要被打印的文件，并离开生成文件的桌面应用软件，以便准备和传送定单。就复制中心而言，需要操作者将从各个用户处接收到的定单上的信息适当地归档，并适当地处理相关的文档，从而不会将文档和与之分别相关的定单混淆。

在某种意义上，电子作业提交已经在包括多个个人计算机和一个或多个通过局域网(LAN)与之连接在一起的打印设备所组成的办公系统中实现。在这种网络中，使用者或用户可以打印文件而无需离开桌面应用程序，只要简单的点击该程序的打印功能即可，这样文件就可以被传送至打印机，并在计算机上安装的打印机驱动程序的控制下被打印。这种系统中甚至可以包括通过公用网进行数据传输，如在US-A-5105285中所述的。这种文件涉及到特定的图象传输系统，在该系统中，在使用者的监视屏上显示的分级菜单可以让使用者能够选择各个远程或本地打印机，并能够根据他所选择的特定打印机的性能设定作业要求。

然而在这些已知的系统中，决定使用哪一台打印设备进行打印作业的是使用者自己。因此这些已知的系统不适用于为大量用户服务的复制中心，所以在该复制中心，打印作业必须完全按时间顺序排列以优化利用可能的复制能力。另外，已知的电子作业提交系统的应用受到这样一个事实的限制，即安装在每一个用户的计算机上的软件必须与网络中提供的打印机相适应。因此，如果在复制中心安装了一台新的打印机或增加了新功能，就需要在每一个用户的计算机上重新安装相应的软件(打印机驱动程序)。

因此本发明的一个目的是提供一种电子作业提交方法和系统，该系统就用户的观点来看是易于处理的，并能灵活适应复制中心硬件配置的变化。

根据本发明，这一目的是通过如下向复制中心提交作业的方法来实现的，其中代表要被打印的文件的文件数据从用户处被电子传送到复制中心，该方法的特征在于以下步骤：

－就复制中心来讲，产生代表目前在复制中心可能得到的打印选项的提交表单说明，所述提交表单说明适合于向用户进行电子传送，并用于产生就用户来讲能够由用户以电子形式填写的提交表单，

－在收到来自用户的包括文件数据的作业请求时，产生一个电子文档，并在那里保存文件数据以及向用户发送提交表单说明，

－在收到从用户处转发的连同已填写好的作业要求的提交表单时，在电子作业单中存储链接所述文档的作业要求。

该作业单可以直接在收到以空数据结构形式的作业请求时产生，例如数据库中的空登记项，当后者在收到从用户处传送的提交单并且作业要求已存档而变得可能时，它被作业要求添满。或者在收到从用户处传送的并被填写的作业单时，产生提交单。在作业被提交之前而被取消的情况下，后一实施方案具有优点，该作业单不需要被从存储器中删除，因为它还不存在。

如果复制中心的硬件配置改变并由此改变可能实现的功能，那么这些变化会通过在提交表单说明中出现的打印选项的变化而反映出来。由于这种说明是在复制中心这里产生并被按需要传送给用户，因此用户总是可以知道目前可能的选择，并且无需重新安装用户计算机上的软件。因此就具有高度的适应性。