[发明专利]一种邮件收发、查询、群组信息交互管理系统及方法

说明书

本发明属于信息处理技术领域，公开了一种邮件收发、查询、群组信息交互管理系统及方法，减少信息断层，用于上下文衔接顺畅；收发层，在项目组内一键发送邮件，不进行逐个添加人员，同时高聚合同项目下的邮件；查询层，同项目组内邮件正文与文件高绑定；群组信息交互层，智邮在同项目内互相发送邮件，不与非组织结构内的人通讯。本发明在项目组内一键发送邮件，无需逐个添加人员，同时高聚合了同项目下的邮件，无需手动将邮件分类；本发明文件共享性佳，同项目组内文件公开透明，方便查询，同时邮件正文与文件高绑定，信息无疏漏。本发明智邮只可与公司配置的组织结构进行邮件通讯，防止信息泄露；保证公司级信息的私密。

技术领域

本发明属于信息处理技术领域，尤其涉及一种邮件收发、查询、群组信息交互管理系统及方法，尤其涉及一种围绕事项为邮件聚合基本单位的邮件收、发、查询方法，群组信息交互管理系统及方法。

背景技术

目前，业内常用的现有技术是这样的：

通过唯一的邮箱地址进行人与人之间的邮件收发。邮件服务器就是根据这些地址，将每封电子邮件传送到各个用户的信箱中。就像寄信一样，你能否收到你的E-mail，取决于你是否取得了正确的电子邮件地址。

邮件通过对收件人、抄送人、标题、正文、附件等一系列事项的填写，达到对一件或多件事务的描述，达到人与人之间的信息互通、文件传送。

综上所述，现有技术存在的问题是：

1)文件上下文信息断层，多事项的邮件无有效的公共归类，常常翻查文件无法找到源头。

2)针对某个事项面向群组发送邮件需要逐个添加人员，繁琐、容易出错。

3)文件共享性差，管理者针对某个事项查找文件常常需要翻阅多个邮件才能查找到目标文件，而依照关键词查找的方式也无法满足需求。

4)生效或过程类邮件过多，很多已过时效性的工作讨论的邮件以及过程类的沟通邮件充斥邮箱，影响关键事项邮件的信息提取查阅效率。

5)通过记忆邮箱地址发送邮件，经常会存在一个人存在多个地址无法辨别当前需要发哪个，或当地址记忆错误时就变成了无效发送。

6)经常会为了查找附件而去翻阅邮件，阅读正文耗时成本高，无有效的信息查阅侧重点。

解决上述技术问题的难度和意义：

1)将邮件从原来的以人为单位进行发送，变为以项目为单位进行发送，需要有一套完整的项目结构系统，立项报告的建立、立项的审批、主要成员、次要成员、父项目子项目的结构都需要建立和完善。但立项成功后，对后续邮件的收发管理都形成了完善的规则和极高的效率，不仅邮件的管理更加高效，立项后的财务走款都更为便捷、正规化。

2)将原本的以单一的邮件地址作为收发的信息决定性因素，一方面是容易记错记混、另一方面是每次发送邮件都需要填写这些项，过于繁琐。建立好完整的项目组人员体系后，每次固定事项发送到固定项目组，无需记忆邮箱地址或重复填写人员，效率大幅度提升。

3)将邮件以两种维度进行展示，一种是智邮模式，将同一项目的邮件汇聚在同一文本框，高效阅读和翻查。另一种是文件模式，将文件提取出来单独形成列表，对于不同人群的查阅习惯和查阅方式都得到了满足。

4)对于同一事件往往存在多次讨论和反复确定，如何查找最终信息和文件的更替时间，需要将邮件及期内附件按照时间顺序、文件类型、阅读状态等多条件筛选和提取。一旦形成规则后，对影响关键事项邮件的信息提取查阅效率都将起到重要作用。

发明内容

针对现有技术存在的问题，本发明提供了一种邮件收发、查询、群组信息交互管理系统及方法。